1. 🎯 Types d’événements & objectifs

Quels types d’événements organisez-vous ?

Chez Prochaine Escale, nous concevons et produisons tous les grands formats d’événements d’entreprise : séminaires, conventions, soirées festives, voyages de récompense, roadshows, lancements de produit… Chaque type d’événement répond à des enjeux spécifiques : renforcer la cohésion, mobiliser les équipes, remercier, former, séduire ou transformer. Nous mettons toujours le fond au cœur de la forme, pour que vos objectifs stratégiques soient vraiment atteints, avec une organisation millimétrée, une touche créative forte, et un impact RSE maîtrisé. Chaque événement est sur-mesure, à votre image : nous n’avons pas de partenariat spécifique et sélectionnons les prestataires les plus pertinents en fonction de votre cahier des charges et de vos enjeux.

Quels sont les objectifs stratégiques que peut remplir un événement ?

Un événement est un levier puissant pour : renforcer la cohésion, motiver, récompenser, transmettre une vision, former, faciliter l’adhésion à une transformation, renforcer la marque employeur ou encore soutenir la performance commerciale. Il peut aussi servir à séduire des prospects, fidéliser des clients, ou attirer des talents. En général, un événement bien conçu répond à plusieurs objectifs en parallèle. C’est pourquoi nous commençons toujours par clarifier vos enjeux, avant d’imaginer un format adapté.

Quelle différence entre un séminaire, une convention et un team-building ?

Un séminaire mêle souvent des contenus stratégiques à des temps de respiration collectifs, sur une journée ou plusieurs jours, avec des activités de cohésion et parfois à la carte. La convention est un format plus descendant, en grand groupe, conçu pour diffuser des messages forts et embarquer autour d’une vision commune. Le team-building se concentre sur l’émotion collective et la cohésion à travers des activités plus ludiques ; dans cette formulation, il n’inclut en général pas de nuit, on parle d’activité de team-building. Chez Prochaine Escale, on adore hybrider les formats pour sortir des cases et maximiser l’engagement. Le juge de paix étant toujours vos enjeux : pourquoi faites-vous cet événement ?

Quels sont les exemples d’événements réussis organisés par Prochaine Escale ?

Nous avons organisé plus de 500 événements depuis 2015. Quelques exemples marquants : un séminaire immersif sur les courses hippiques pour 600 collaborateurs de Lucca, une convention nationale pour 850 commerciaux Sysco avec une scénographie escalade et une intervenante pionnière de l’alpinisme, un incentive Pékin Express au Monténégro pour Mawenzi, un concert de violon sous un igloo pour une grande marque de luxe française ou un séminaire survie sur l’île des Embiez pour Adone Conseil. Notre marque de fabrique ? Une logistique fluide, des concepts forts, une RSE concrète, et beaucoup d’enthousiasme.

2. 💡 Pourquoi passer par une agence événementielle ?

Pourquoi organiser un événement avec une agence et non en direct ?

Organiser un événement, ce n’est pas juste réserver un lieu et un traiteur. C’est concevoir une expérience alignée avec vos enjeux, gérer des dizaines de prestataires, anticiper les risques, optimiser le budget et faire vivre à vos participants un moment fort. C’est précisément notre métier. Bien sûr, cela a un coût : il y a des honoraires, mais il y a surtout, tous nos clients vous le diront, de la valeur ajoutée. Créativité, expertise logistique, RSE, digital, coordination... une agence comme Prochaine Escale vous fait gagner en impact, en sérénité, et souvent en efficacité budgétaire.

Quelles sont les étapes prises en charge par une agence comme Prochaine Escale ?

Tout ! De l’analyse de vos objectifs à la coordination sur place, en passant par la création du concept, le sourcing des lieux et prestataires, la négociation budgétaire, la contractualisation, le pilotage logistique, la production de contenu, le design graphique, le digital, l’accompagnement RH ou juridique, et bien sûr le suivi post-événement. On vous libère du temps (et de la charge mentale !), on absorbe la complexité, on garantit la qualité. Un service clef en main donc.

Organiser un événement via une agence coûte-t-il plus cher ?

Oui, car une agence facture des honoraires et du temps-homme. Mais non, car une bonne agence optimise le budget global, négocie mieux, anticipe les dérives, évite les erreurs et amplifie l’impact. Chez Prochaine Escale, nous cherchons à créer de la valeur, pas à empiler les marges : vous payez un accompagnement stratégique et opérationnel qui vous évite bien des coûts cachés et qui renforce le ROI (retour sur investissement) de votre événement.

Comment choisir la bonne agence événementielle ?

Le fit humain est clé, on ne va pas se mentir, mais aussi la capacité à comprendre vos enjeux, à créer du sens, à proposer des idées neuves, et à piloter un projet complexe. Chez Prochaine Escale, on privilégie l’écoute, la réactivité, la rigueur, la créativité et l’enthousiasme. On vous conseille aussi de choisir une agence qui vous ressemble, avec des convictions claires (RSE, innovation, accompagnement de A à Z...). Demandez en tout cas des références (n’hésitez pas à contacter les clients), surveillez les avis et fiez-vous à votre première impression, qui est souvent la bonne !

Quelles garanties de qualité, sécurité et créativité offre une agence professionnelle ?

Une agence sérieuse est immatriculée au registre des opérateurs de voyages (obligatoire dès qu’il y a une nuitée), elle a des assurances pro adaptées, elle suit un process qualité, elle maîtrise les obligations réglementaires (RGPD, sécurité, accessibilité), elle innove en contenu, elle dispose d’un réseau fiable. Chez Prochaine Escale, on va au-delà : notre méthodologie RSE est intégrée à chaque étape, et notre app digitale renforce l’expérience participant.

3. 💰 Budget & ROI

Quel est le budget moyen par type d’événement ?

Les budgets varient selon la durée, le format, le niveau de standing, la logistique et le nombre de participants. À titre indicatif, les moyennes que nous avons chez Prochaine Escale en 2023 et 2024 : 530 € HT/pers pour une journée, 890 € HT/pers pour 2 jours/1 nuit, 1190 € HT/pers pour 3 jours/2 nuits. Les incentives ou voyages de récompense peuvent aller au-delà selon la destination. Les conventions incluent souvent des coûts de production de contenus plus élevés. Nous travaillons toujours à construire le meilleur rapport impact/coût et partons de votre budget : discutons-en librement !

Quels sont les postes de dépense à prévoir ?

Transport, hébergement, restauration, location de lieu, technique (son, lumière, vidéo), contenus (slides, coaching, intervenants), activités, soirées, coordination, assurance, goodies, pré-acheminements, application mobile, et bien sûr l’accompagnement de l’agence. On oublie parfois aussi les journées non facturables des participants, à intégrer pour bien arbitrer la durée ou le format de votre événement, car il y a un “coût d’opportunité”.

Comment construire un budget optimisé tout en gardant de l’impact ?

En définissant d’abord vos priorités : est-ce le contenu, l’effet waouh, la détente, la qualité relationnelle ? On peut alors répartir les ressources intelligemment. Mieux vaut réduire d’un jour que tirer sur la qualité globale. Nous vous aidons à concevoir un budget juste et transparent, en activant nos leviers de négociation et nos retours d’expérience terrain. Souvent, partir loin représente un budget transport important, pas forcément adapté à tous les budgets.

Peut-on réduire les coûts sans perdre en qualité ?

Oui, dans une certaine mesure : en limitant la durée, en choisissant des lieux moins chers mais accessibles, ou en ajustant les prestations sans dégrader l’expérience. Mais attention aux fausses économies : rogner sur la nourriture ou le niveau de service peut altérer fortement la perception globale. Nous conseillons toujours un budget ‘raisonnablement haut’ pour ne pas décevoir vos publics. Mieux vaut un événement plus court et plus intense qu’un événement plus long et moyen de gamme.

Quels retours sur investissement attendre d’un événement bien conçu ?

Un événement bien conçu, c’est un investissement dans l’humain et la culture d’entreprise. Pour l’interne : meilleure cohésion, alignement stratégique, motivation, marque employeur renforcée. Pour l’externe : image de marque, engagement des clients ou partenaires, génération d’affaires, fidélisation. Il faut savoir pourquoi on fait l’événement (c’est même la toute première question à se poser), pour ensuite définir vos critères de succès (KPIs) et bien en mesurer les effets.

Existe-t-il des aides ou subventions (ex : OPCO) pour financer son événement ?

Pas pour un événement classique. En revanche, si votre événement inclut des temps de formation, il est possible de mobiliser des budgets OPCO. Nous pouvons vous aider à structurer le programme en ce sens si c’est pertinent. Cela peut aussi renforcer la légitimité de l’événement en interne.

4. 📅 Délais & organisation

Combien de temps faut-il pour organiser un événement selon sa taille ?

Pour un séminaire classique, comptez en général 4 à 6 mois. Pour une convention de grande ampleur ou un événement à l’étranger, jusqu’à 12 mois. Nous avons déjà monté des événements en moins de 15 jours, mais ce n’est pas l’idéal : cela réduit les choix, limite la communication amont et augmente les risques. Le plus tôt est toujours le mieux, surtout pour obtenir les meilleurs lieux et prestataires.

Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’un événement ?

1. Cadrage des objectifs et du public cible.
2. Recherche du lieu et définition du format.
3. Élaboration du programme et du concept.
4. Sourcing des prestataires.
5. Budget et contractualisation.
6. Communication aux participants.
7. Production logistique.
8. Accompagnement sur place.
9. Retour post-événement.
Chaque étape est essentielle pour garantir un rendu fluide et impactant !

Quand faut-il réserver les hébergements, lieux, activités, transports ?

Dès que le brief est validé. Pour les lieux et hébergements, jusqu’à un an à l’avance pour les périodes tendues (la plupart des événements d’entreprise ont lieu en juin, septembre et octobre). Activités et transports doivent suivre rapidement. Plus vous vous y prenez tôt, plus vous avez de choix, de marge de négociation, et de flexibilité pour adapter le programme. On trouve toujours des solutions de dernières minutes, mais, souvent, il y a une raison pour laquelle la prestation est disponible !

Peut-on organiser un événement en moins d’un mois ?

Oui, nous l’avons fait de nombreuses fois. Cela suppose d’être réactif, d’avoir des prestataires agiles, et d’accepter quelques concessions (moins de choix, délais plus courts pour les participants, budget laissant moins de marge de négociation). Nous avons les outils et les réflexes pour absorber cette contrainte, mais ce n’est pas ce que nous recommandons en premier. D’autant que prévenir vos participants un mois avant l’événement augmente le risque de no show.

Quel est le calendrier idéal de rétroplanning ?

Pour un séminaire : lancement 6 mois avant. Pour une convention ou un événement stratégique : 9 à 12 mois. Nous découpons les grandes étapes avec des jalons clairs : validation du lieu, des intervenants, des activités, des messages à faire passer, puis de la production et de la logistique. Un bon rétroplanning, c’est 50 % de la réussite de l’événement.

5. 🧳 Types d’événements & formats

Quels sont les différents types d’événements que vous organisez ?

Séminaires, conventions, soirées, voyages de récompense, lancements de produits, roadshows, team buildings, dîners de gala, learning expeditions, formats hybrides… Chez Prochaine Escale, nous couvrons tous les grands moments de la vie d’entreprise, en France comme à l’international, avec une expertise sur-mesure pour chaque format, qui dépend de vos enjeux, de votre ADN et du public à qui on s’adresse.

Quelle est la différence entre un séminaire et une convention ?

Un séminaire est souvent réservé à un public interne plus restreint, avec des objectifs de cohésion, de travail collaboratif ou de stratégie. Une convention est plus large, plus événementielle, et vise à partager une vision avec un public plus nombreux (forces de vente, partenaires…). Le ton, les contenus et la mise en scène diffèrent, mais les deux nécessitent rigueur, créativité et une vraie cohérence globale. Les deux nécessitent de capter l’attention des participants pour qu’ils puissent repartir avec un message fort, qui restera. Chez Prochaine Escale, nous définissons la différence entre les deux surtout sur l’accompagnement stratégique sur le contenu : la réunion est en général préparée en interne lors d’un séminaire, avec un appui conséquent (journaliste, rédacteur de chef, concepteur rédacteur, infographiste, topeur, etc.) pour une convention.

Comment organiser un événement festif sans perdre en crédibilité ?

Tout est une question d’équilibre. Il est tout à fait possible d’organiser une soirée ou un voyage très festif, tout en maintenant des codes professionnels : clarté des messages, respect de l’image employeur, sécurité, encadrement RH. Chez Prochaine Escale, on crée des événements joyeux, enthousiasmants, sans jamais perdre de vue leur impact stratégique. La fête est en tout cas un must de chacun de vos événements, célébrer, remercier, fidéliser : c’est là aussi que se construisent les souvenirs.

6. 💡 Digital, hybride & app mobile

Proposez-vous des événements hybrides ou digitaux ?

Bien sûr ! Nous avons développé une solide expertise sur les formats hybrides et digitaux, que ce soit pour des conventions, des webinars, des team buildings à distance ou des plénières filmées et diffusées en ligne. Nous travaillons avec des studios audiovisuels et des solutions interactives pour maintenir attention et engagement, même à distance. C’est une solution que nous poussons sur les groupes très internationaux, notamment pour travailler l’empreinte carbone de l’événement en évitant de déplacer en avion de gros groupes aux 4 coins du monde. C’est aussi une solution pour inclure les membres de l’équipe qui n’ont pas pu se rendre sur l’événement, en live ou en replay.

À quoi sert l’application mobile que vous proposez ?

Notre app permet de centraliser toutes les informations de l’événement : programme personnalisé, infos pratiques, messagerie, quiz, formulaires, gestion du transport, etc. C’est un outil puissant pour fluidifier l’expérience, limiter les mails, éviter le papier, et générer de l’engagement avant, pendant et après l’événement. Elle sert par exemple à dynamiser les plénières, à commander un taxi pour se rendre à son hôtel ou à diffuser des médias (photos et vidéos) via un fil d’actualités.

Quels sont les avantages d’un événement digitalisé ?

Gain de temps, réduction de l’impact écologique, accessibilité pour des populations dispersées, replay possible, personnalisation des contenus. Mais attention : digital ne veut pas dire froid ou impersonnel. Il faut scénariser, engager, faire vivre une expérience. C’est ce que nous savons faire, en adaptant la technologie aux objectifs humains. Un événement en digital se travaille beaucoup sur le fond, pour embarquer.

7. 🎤 Contenus, intervenants & animations

Faut-il forcément un fil rouge ?

Non, mais un fil rouge bien pensé peut renforcer la cohérence de l’événement et aider les participants à s’approprier les messages. Il peut être narratif, visuel, sonore ou même expérientiel. L’enjeu est qu’il serve le fond, sans être gadget. On vous aide à trouver le bon niveau d’intensité. Parfois, l’exotisme de la destination suffit à faire voyager les participants, mais le risque est fort qu’ils partent sans le message fort de l’événement, qu’un fil rouge permet d’appuyer.

Faut-il faire intervenir un speaker ou un expert extérieur ?

Pas obligatoire, mais souvent utile pour crédibiliser un message, ouvrir des perspectives ou apporter un souffle différent. Nous vous aidons à identifier les profils pertinents : conférenciers, sportifs, artistes, experts… avec un brief très clair pour garantir la pertinence de l’intervention. Gardez en tête qu’une intervention dure souvent 30 à 45 minutes : c’est beaucoup sur 2 à 3h de plénière, surtout quand vous limitez vos speakers internes à 10 à 15 minutes par prise de parole. Le speaker doit parfaitement répondre aux enjeux de votre événement.

Quelles animations peuvent renforcer l’impact d’un événement ?

Tout dépend de vos objectifs : ice breakers, ateliers collaboratifs, expériences immersives, activités RSE, performances artistiques, réalité virtuelle, jeux de “société” personnalisés, … Nous concevons des animations sur-mesure, utiles et engageantes, loin des clichés ou des animations « vues et revues ».

8. 📦 Logistique & vie pratique

Que faut-il prévoir dans sa valise pour un événement professionnel ?

Cela dépend du lieu, de la météo et du programme. En général : une tenue confortable pour les temps de déplacement, une tenue plus formelle pour les réunions, une tenue de soirée si besoin, un maillot si piscine ou spa, des chaussures adaptées si activités outdoor, un coupe-vent, une gourde, et de quoi prendre des notes. On vous fournit une liste sur-mesure avant chaque départ, et l’app mobile peut même la personnaliser selon votre profil. En cas de destination ensoleillée, le couvre-chef et la crème solaire sont des musts également !

Comment gérer le transport, les navettes, les horaires d’arrivée ?

Dans votre Excel, dans un superbe tableau avec en ligne les participants, en colonne toutes les informations individuelles ! Chez Prochaine Escale, on centralise les infos de tous les participants pour organiser des transports adaptés (train, avion, cars, taxis partagés). Des navettes sont prévues selon les horaires d’arrivée. Et tout est mis à jour en temps réel sur l’app mobile. Objectif : fluidité maximale, aucun stress pour les participants, et des trajets les plus sobres possibles en termes d’impact carbone.

Peut-on inclure des prestations sur-mesure pour des personnes VIP ?

Oui, et on le fait souvent. Transferts privés, chambres single haut de gamme, attentions personnalisées, gestion de l’image, traitement discret mais fluide. C’est essentiel pour certains profils, notamment dans les comités de direction. On identifie les VIP avec vous en amont, et on briefe tous les prestataires pour garantir la qualité d’accueil. Dans le doute, communiquez toujours à vos prestataires les quelques VIP, si un surclassement est possible, ils sauront vers qui se tourner !

Que se passe-t-il en cas d’imprévus météo, transport, santé ?

Toujours prévoir un plan B (voire C !) : salles de repli, activités alternatives, gestion des retards, référents sur place. Et pour la santé : trousse de secours, présence de secouristes au-delà de 300 participants, repérage de l’hôpital le plus proche. Notre équipe est formée pour réagir vite, avec calme, sourire, et efficacité. C’est aussi ça, la sérénité événementielle. Si vous ne passez pas par un agence, préparez un guide de l’accompagnement avec l’identification des principaux risques.

Faut-il souscrire à une assurance événementielle ?

Oui, c’est recommandé. Vérifiez d’abord si votre assurance pro ou mission professionnelle couvre l’ensemble de vos salariés lors d’un déplacement collectif. Sinon, nous vous accompagnons pour souscrire une couverture adaptée (annulation, responsabilité civile, dommages matériels…). Mieux vaut prévenir, surtout quand on engage des budgets significatifs ou des déplacements à l’étranger, dans le cadre de l’activité professionnelle de vos collaborateurs.

9. 👤 Participants & communication en amont

Que faut-il envoyer aux participants avant l’événement ?

Un save the date dès que possible, puis une invitation officielle avec toutes les informations pratiques, le programme prévisionnel, la démarche RSE s’il y en a une, et ce qu’on attend d’eux (réponses, choix d’activités, documents à signer…). Tout peut transiter par notre application mobile pour simplifier les échanges, limiter les e-mails et centraliser les informations personnalisées.

Quelles infos pratiques transmettre ?

Programme, horaires, lieu précis, tenue recommandée, météo attendue, éléments à apporter, contact d’urgence, formalités éventuelles (pièce d’identité, assurance, passeport…), codes de conduite ou de sécurité. Ces informations sont diffusées sur plusieurs canaux pour qu’elles soient toujours accessibles, même en dernière minute (email, app, brief papier si besoin).

Quelles sont les bonnes pratiques en matière de droit à l’image ?

Faire signer une décharge en amont de l’événement est indispensable, surtout si vous souhaitez utiliser des photos ou vidéos à des fins internes ou externes. Nous intégrons cette clause dès la première communication aux participants, souvent directement via l’app. Cela permet d’être transparent, conforme au RGPD et respectueux des souhaits de chacun.

Faut-il envoyer un code de bonne conduite ou charte ?

Oui, surtout pour les événements résidentiels ou festifs. Ce code rappelle les comportements attendus (respect, ponctualité, sécurité, écoresponsabilité…), le cadre RH (notamment en cas d’alcool), et les consignes pratiques. Ce n’est pas un outil de contrôle, mais un outil de confiance pour que chacun vive une belle expérience dans un cadre clair et partagé.

Comment personnaliser les contenus en amont pour chaque participant ?

Toujours via votre fichier Excel, avec en ligne les participants, en colonne les informations personnalisées, via ensuite des publipostages par exemple. Grâce à notre app mobile, on peut envoyer un programme personnalisé, des recommandations spécifiques, des rappels individualisés, ou encore intégrer des choix faits en amont (ateliers, activités, chambre partagée ou non…). Un formulaire de pré-événement nous permet aussi de détecter les besoins spécifiques ou restrictions à anticiper. L’objectif : que chaque participant se sente attendu, reconnu et inclus dès le début.

10. 🌱 RSE & éco-responsabilité

Comment limiter l’impact environnemental d’un événement ?

En travaillant sur l’ensemble des postes : choix d’un lieu accessible en train, limitation des transports individuels, offre alimentaire locale et de saison, gestion des déchets, réduction des goodies, recyclage ou réemploi des décors, compensation carbone… Chez Prochaine Escale, nous avons une méthodologie RSE propriétaire qui guide chaque étape du projet, de façon concrète et mesurable.

Peut-on organiser un événement éco-responsable à l’étranger ?

Oui, à condition d’être exigeant sur les choix : vols optimisés, durées de séjour cohérentes, partenaires locaux engagés, actions de compensation, éco-conception du programme… Certains événements à l’étranger ont un sens fort (cohésion, reconnaissance, inspiration) et peuvent être menés de façon responsable si l’on arbitre bien. Nous vous aidons à objectiver ces décisions et à les assumer dans la communication interne.

Quels labels ou certifications peut-on viser ?

Il existe des labels événementiels comme ISO 20121, PrestaDD ou le label Événement Responsable. Mais plus que viser un label, l’important est d’intégrer des pratiques sincères et traçables. Nous vous aidons à formaliser vos engagements, à produire des bilans carbone, et à communiquer de façon crédible et inspirante.

Comment sensibiliser les participants aux enjeux RSE sans être moralisateur ?

Par l’exemple, par l’expérience, et par la narration. On peut embarquer les participants dans une activité utile (ramassage de déchets, ateliers solidaires), dans une animation immersive (fresque, serious game), ou simplement par des choix visibles et cohérents (repas végétariens, gobelets réutilisables, app mobile au lieu du papier…). C’est le cumul de petits gestes incarnés qui fait évoluer les mentalités, sans culpabiliser. En parallèle, nous communiquons également via notre application un bilan carbone à chaque participant, accompagné du plan des actions prises sur l’événement pour le rendre plus responsable.

Combien coûte un événement plus responsable ?

Pas forcément plus cher. En réduisant certains postes (transport carboné, repas carnés, goodies), on peut réallouer le budget vers des choix plus durables (circuit court, transport groupé, matériel réutilisable). L’enjeu est de penser globalement. Chez Prochaine Escale, notre rôle est de vous proposer des arbitrages intelligents pour concilier sens, image et budget.

11. 🧑‍💼 Métiers mobilisés & équipe projet

Quels sont les différents métiers mobilisés pour organiser un événement ?

Chez Prochaine Escale, nous réunissons tous les savoir-faire nécessaires à un événement fluide, créatif et maîtrisé. Selon les besoins, nous mobilisons : directeur de production, directeur conseil, chef de projet, concepteur-rédacteur, directeur artistique, designer graphique, planneur stratégique, directeur technique, régisseur, logisticien, topeur, road manager, animateur, community manager, chargé de billetterie, assistant de production, coordinateur sécurité, interprète, rédacteur en chef, rough, etc. Chaque projet a son casting, selon sa complexité, son ambition et son niveau d’exigence. Tout part de vos enjeux (et de votre budget) !

Qui pilote l’événement côté agence ?

Un ou une chef(fe) de projet est votre interlocuteur principal au quotidien. Il ou elle orchestre toute la coordination avec les autres métiers de l’agence et les prestataires externes. En fonction de l’envergure, il ou elle peut être accompagné(e) d’un directeur conseil (vision stratégique, relation DG) et d’un directeur de production (vision technique & logistique). Le tout en lien étroit avec votre propre équipe côté client.

Comment est constitué le binôme agence / client ?

Nous privilégions une approche collaborative. Le client garde la main sur les arbitrages, les validations, la relation participants. L’agence prend en charge la conception, la production, les prestataires, la logistique, la coordination terrain. Les rôles sont définis dès le départ pour éviter les flous et maximiser l’efficacité. On fonctionne comme une équipe élargie avec un objectif commun : créer un événement impactant.

Quels prestataires sont impliqués et comment sont-ils sélectionnés ?

Traiteurs, lieux, transports, hébergements, audiovisuel, sécurité, animation, impression, goodies, signalétique, etc. Tous nos prestataires sont référencés sur des critères de qualité, de fiabilité et de responsabilité (impact carbone, conditions de travail…). On privilégie les circuits courts et les partenaires engagés localement. Chaque nouveau projet peut aussi faire l’objet d’une recherche spécifique ou d’un appel d’offres. Nous sommes par ailleurs médaille d’argent EcoVadis et signataires du Pacte Mondial des Nations Unies, avec ainsi des obligations d’audit de nos prestataires.

Quelle est la valeur ajoutée de votre équipe projet ?

Notre équipe a une culture du sur-mesure, du détail qui fait la différence, et de la bonne humeur sans faille, même sous pression. On est exigeants sur les timings, les budgets, la production. Mais toujours enthousiastes, créatifs et humains. C’est cette énergie que nos clients recherchent autant que notre savoir-faire. Et c’est ce qui garantit que chaque événement soit à la fois fluide, inspirant et unique.

12. 🧭 Choisir son agence

Comment bien choisir son agence événementielle ?

Privilégiez une agence qui comprend vos enjeux, qui vous challenge avec bienveillance, et qui a une vraie méthode de travail. Regardez ses références, son énergie, sa capacité à vous écouter et à faire du sur-mesure. Une bonne agence pose les bonnes questions dès le début, et vous apporte des solutions concrètes, créatives et alignées avec vos contraintes (budgétaires, internes, RSE…). Une bonne agence vous propose spontanément de vous mettre en relation avec ses clients.

Pourquoi faire appel à une agence plutôt qu’organiser en interne ?

Parce qu’un événement, ce n’est pas juste une logistique. C’est un vrai projet à piloter, avec des dizaines d’interlocuteurs, une pression forte, un enjeu d’image, de sens et d’émotion collective. Faire appel à une agence vous permet de gagner en temps, en fluidité, en créativité, en professionnalisme – et souvent en sérénité. Et vous restez bien sûr aux commandes sur le fond, l’esprit, les messages.

Est-ce plus cher de passer par une agence ?

Souvent, oui, mais pas nécessairement. Une agence achète mieux grâce à son réseau, évite les erreurs coûteuses, et optimise le budget global. Notre rôle est aussi de vous aider à arbitrer intelligemment : entre l’envie et l’utile, entre le waouh et le durable. Et chez Prochaine Escale, notre modèle est transparent : nos marges sont claires, et chaque dépense est documentée dans un budget détaillé que nous mettons à jour régulièrement.

Comment se déroule la collaboration avec Prochaine Escale ?

Très bien vu les retours de nos clients ! Un interlocuteur unique vous est dédié, entouré d’une équipe projet experte. On co-construit chaque étape avec vous : cadrage stratégique, conception, production, logistique, suivi sur site. Notre méthode est agile, participative, transparente. Et surtout : vous avez toujours le dernier mot. On est là pour simplifier, amplifier, sublimer. Jamais pour alourdir.

Quel est le positionnement spécifique de Prochaine Escale ?

Nous sommes une agence indépendante, créative, responsable, avec une forte culture de l’expérience collective. Notre différence tient à deux piliers : notre méthodologie RSE appliquée à chaque projet, et notre app mobile pour mieux organiser, impliquer et faire vivre l’événement. Nous croyons aux événements utiles, enthousiasmants, sur-mesure – et toujours à l’écoute des participants.