Carnet de voyages
Un peu de lecture

Organiser un séminaire pour 500 personnes

Par Alizée

Vous souhaitez réunir 500 de vos collaborateurs lors d’un événement unique mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre ni par quoi commencer ? Aucun problème, nous sommes là pour vous aiguiller. Dans cet article, vous retrouverez tous les points à ne pas négliger lors de l'organisation d’un séminaire d’une telle ampleur et faire de celui-ci une réussite. 


Créer un fil rouge pour vous aider dans l’organisation


Réfléchir à un fil conducteur et tout ramener à celui-ci lors de la préparation de votre événement est une très bonne idée. Effectivement, cela vous permettra de prendre des décisions plus rapidement en fonction du fil rouge choisi. Si vous souhaitez sensibiliser vos collaborateurs à la préservation de la faune et le la flore, ne sélectionnez pas un établissement cinq étoiles à Bali pour effectuer votre séminaire mais privilégiez plutôt un grand gîte en France au beau milieu d’un parc verdoyant où vous pourrez vous rendre tous ensemble en bus pour limiter votre empreinte carbone. Au contraire, si vous souhaitez récompenser vos équipes et leur faire mener la vie de château durant ces quelques jours ; pourquoi ne pas privatiser un château et jouer le jeu à fond en leur confiant un rôle et en invitant tout le monde à se déguiser ? Cette première prise de décision autour du fil conducteur facilitera et simplifiera tous vos choix, ce qui apportera de la cohérence à votre événement.


Collecter les informations via des logiciels spécialisés


Lors d’un événement d’une telle ampleur, la collecte d’informations nécessaires à son organisation auprès des participants peut être (très) longue et fastidieuse. Aujourd’hui, plein d’outils technologiques sont à votre disposition pour vous faciliter la vie. Par exemple, vous pouvez songer à créer un Google Form pour récupérer les données personnelles des participants, dont vous avez besoin pour leur enregistrement. Procéder de la sorte vous évitera de courir après chaque participant pour avoir les informations dont vous avez besoin. Aussi, pensez à inclure dans ce questionnaire des questions réparties par thème : transport, repas etc. Cela vous aidera à retravailler le fichier une fois exporté et cibler les informations manquantes. Pensez également à vous créer des rappels de tâches à effectuer pour ne louper aucune deadline. Vous pouvez aussi vous aider d’Excel pour relancer plusieurs participants sur le même sujet


Former une équipe au sein de votre entreprise dédiée à l’organisation du séminaire


Pour vous aider à organiser cet événement au mieux, nous vous conseillons de constituer une équipe qui vous assistera dans sa préparation et dans l’organisation sur place. Grâce à la fusion de plusieurs cerveaux et personnalités, vous serez plus créatifs et rien ne vous échappera. Sélectionnez les personnes les plus motivées pour ne perdre personne en cours de route face aux tâches à accomplir. Veillez aussi à choisir des personnes ne provenant pas du même département pour que chaque branche de l’entreprise soit représentée. En réfléchissant ainsi, vous n’oublierez personne et chaque service de l’entreprise pourra donner son point de vue sur le programme et la façon dont il voit le séminaire. Avec cette équipe dédiée, réfléchissez à un programme dense qui permettra de limiter le nombre de temps libres et l’ennui de vos collaborateurs. C’est un enjeu à prendre en compte lors de la préparation d’un séminaire réunissant autant de personnes. Prévoyez des ateliers, des jeux extérieurs ou créez une to-do list à réaliser par équipe pendant le séminaire.



Penser au mode de transport à privilégier 


Lorsque vous organisez un événement comme celui-ci, une réflexion est à effectuer sur le mode de transport choisi. En effet, tout le monde ne pourra pas partir sur le même vol. Les compagnies aériennes et les entreprises sont soumises à des quotas sur le nombre maximum de personnes qu’elles peuvent réunir au sein d’un même appareil, en cas d’accident. Pensez à demander à la compagnie aérienne ce qu’il est possible de faire pour votre groupe et questionnez votre direction sur les normes à appliquer. Aussi, il faut avoir en tête que les quotas pour les groupes ne sont pas les mêmes selon les compagnies. Pour faire partir 500 personnes, vous pouvez vous retrouver avec cinq vols différents, à des heures complètement aléatoires et avec des arrivées réparties tout au long de la journée. Comme ce n’est pas ce que vous souhaitez, songez à réserver votre propre avion auprès d’entreprises privées, cela peut être plus rentable avec un tel groupe à votre charge. Si la dernière proposition est trop coûteuse pour vous, vous pouvez toujours essayer de faire partir et revenir les participants sur des vols aux horaires similaires mais avec des compagnies aériennes différentes selon les disponibilités. Nous serions ravis de vous aider dans cette tâche. Aussi, si certains des collaborateurs que vous souhaitez réunir viennent de l’étranger, vous pouvez les faire arriver la veille, pour que tout le monde parte du même endroit. Ce qui simplifiera votre logistique.


Choisir des activités à effectuer en équipes


Si vous souhaitez réunir un aussi grand groupe, il faudra songer à réaliser des activités de team building plus que des activités de découverte. En créant plusieurs équipes issues de différents départements, cela aidera à développer la cohésion au sein de votre entreprise. En effet, en procédant de la sorte, les employés vont découvrir des collègues de services qu’ils n’ont pas l’habitude de côtoyer dans leur environnement de travail. En plus de les fédérer autour d’un même objectif, cela leur permettra d’apprendre à se connaître de façon informelle et de créer du lien. Pour ce faire, vous pouvez penser au mythique challenge Koh Lanta, organiser des olympiades ou encore un rallye automobile. Pour cela, créez différentes équipes représentées chacune par une couleur et un nom. Par exemple, vous pouvez donner à chaque équipe le nom d’un chanteur, d’un pays ou d’un personnage de jeux vidéos et y associer une couleur qui les représentera tout au long du séminaire. Regrouper les membres d’une équipe sous une même couleur est un premier pas pour créer un sentiment d’unité et commencer à développer l’esprit d’équipe.



Prévoir une soirée à thème


Lors de la préparation de cet événement, il est important de prévoir une belle soirée de clôture, permettant de rassembler l’ensemble de vos collaborateurs lors d’un moment convivial. Vous pouvez penser à l’organisation d’un dîner de gala disposé en tables rondes avec l’intervention de magicien close-up, d’un cocktail dînatoire en bord de piscine pour faciliter l’échange entre toute votre équipe ou encore de faire venir plusieurs food trucks et d’animer un grand quizz. Pensez également à donner un thème à cette soirée, simple, pour qu’il puisse être respecté de tous. C’est à vous de voir, selon le fil conducteur choisi au début de la préparation du séminaire. Si nous pouvons vous glisser un conseil : les soirées blanches sont très belles et font très bon effet auprès des collaborateurs et en plus de cela, vous créerez un sentiment d’appartenance instantanément. 





Penser à privatiser l’établissement choisi


Lorsque l’on déplace autant de personne, il est important de réfléchir convenablement au lieu de villégiature du séminaire d’entreprise. Pour un tel groupe, il faut essayer de trouver un établissement qui puisse vous héberger tous au même endroit. Pour ce faire, n’hésitez pas à demander s’il est possible de privatiser l’entièreté du site, pour plus d’intimité. En optant pour cette option, vous pourrez vous sentir comme chez vous, sans déranger personne. Vous pourrez accéder aux salles que vous souhaitez et exposer toutes vos requêtes au responsable des lieux sans avoir un refus pour cause de la présence d’autres clients dans l’établissement. Si vous trouvez un lieu avec piscine ou ayant un accès direct à la plage entrant dans votre budget, c’est merveilleux. En effet, vous n’aurez pas à vous soucier des activités à proposer lors de temps libres. Si la privatisation n’est pas envisageable pour le lieu sur lequel vous avez craqué, demandez s’il est possible de privatiser un espace de repas. Aussi, il peut être intéressant de privatiser une partie de l’hébergement, si la totalité n’est pas possible, où vos collaborateurs pourront se retrouver pour boire un verre et discuter : un bar par exemple. Munis d’un bracelet confectionné spécialement pour l’occasion, ils pourront se rafraîchir en choisissant une boisson de la carte que vous aurez rédigé. 


Cibler les lieux d'hébergement en fonction de la capacité de leur salle de réunion


Pour vous éviter un nombre considérable de transferts à prévoir et de travail logistique : pensez à sélectionner un établissement qui puisse accueillir tous vos collaborateurs pour une réunion en plénière, dans un même espace. Il serait bien que ce lieu d’hébergement dispose également de salles de sous-commission pour que vous puissiez dispatcher vos équipes dans différents lieux si vous avez besoin de faire des ateliers workshop, par exemple. Cela vous évitera de chercher aux alentours du lieu d’hébergement une salle qui puisse convenir et vous permettra de gagner un temps précieux sans déplacer tout ce petit monde du point A au point B et inversement en fin de réunion. C’est lors de cette séance de travail, permettant de réunir tous vos collaborateurs, que vous pourrez les remercier pour leurs efforts. Si vous avez besoin de féliciter certaines personnes en particulier et montrer l’exemple au reste de votre équipe ; pourquoi ne pas songer à les inviter sur scène et à leur remettre un bouquet de fleurs ou la médaille signature de votre entreprise ? Le moment idéal !


Favoriser les buffets pour les repas pour respecter la variété des goûts de chacun


Avec un groupe de 500 personnes, on ne peut pas réfléchir comme un groupe de 10 personnes et faire en fonction des choix et convictions de chacun, avec un menu à la carte. L’option la plus simple dont vous disposez pour satisfaire tous vos convives est de réfléchir à des buffets à thèmes. Il faudra veiller à prévoir différents buffets carnivore, végétariens, sans lactose etc ; en fonction des réponses que vous aurez collectées dans le google form créé au tout début de la préparation de votre séminaire et conservé bien précieusement. Grâce à celui-ci vous allez pouvoir prévoir les bonnes quantités de nourriture pour que chacun mange à sa faim, équilibré et sans gaspiller. Les buffets sont également un bonne solution pour perdre le moins de temps possible par rapport au programme dense auquel vous avez pensé afin de ne prendre aucun retard sur ce qui est prévu.


Faire une photo de groupe et vidéo de cet événement par drone


Lors de cet événement, vous devrez être sur tous les fronts alors évitez de vous surcharger. Vous ne pourrez pas assister le directeur lors de sa prise de parole et être photographe lors de la réunion. Vous ne pourrez pas surveiller le service des plats pour le déjeuner et photographier en même temps ce moment de convivialité. Vous ne pourrez pas coordonner les différentes épreuves de l’activité de team building et immortaliser ces beaux moments de cohésion. Une solution toute simple est d’engager des photographes professionnels qui seront là pour prendre la bonne photo au bon moment. Une photo à ne pas oublier sera la photo de groupe. Pourquoi ne pas la prendre par drone en reproduisant le logo de votre entreprise ? Une fois le séminaire terminé, vous pourrez envoyer les photos à chacun, créer un album photos partagé ou un diaporama. Nul doute que ces photos rappelant de bons souvenirs feront plaisir à vos collaborateurs. En plus des photos, ils peuvent capturer des moments vidéos pour réaliser un clip de votre séminaire, que vous pourrez diffuser sur vos réseaux. Un bon moyen de faire parler de vous. 


Vous l’aurez compris, organiser un séminaire pour 500 personnes est un travail de longue haleine, demandant beaucoup d’efforts et d’énergie à ceux qui auront participé à sa préparation. En réfléchissant aux points développés ci-dessus, nul doute que vous ferez de cet événement une réussite qui touchera chacun des collaborateurs présents.

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