Carnet de voyages
Un peu de lecture

Communiquer en interne et en externe sur votre séminaire

Par Emma

Votre séminaire, votre bijou, votre pépite doit faire parler de lui ! Mais vous ne savez pas comment vous y prendre pour partager la destination, inviter les membres de votre équipe et communiquer autour de cet évènement en dehors du bureau ? Après le voyage, vous vous demandez comment faire de ce séminaire un souvenir heureux qui marquera les esprits sur le long terme ? La team Prochaine Escale est là pour vous aider à faire passer le mot, ne vous en faites pas, personne ne passera à côté ! 


Envoyer une invitation personnelle fun à vos collaborateurs


Les mails impersonnels ne sont pas votre tasse de thé et vous avez bien raison ! Une invitation à un séminaire doit être réfléchie, originale et personnalisée. Loin de vous l’idée d’envoyer des dizaines de mails en copier coller, vous cherchez une idée de génie pour réaliser l’invitation du siècle qui tapera dans l’oeil de vos collaborateurs ? Prochaine Escale déborde d’idées insolites et créatives pour communiquer au mieux avant le départ de votre beau voyage. Par exemple, pourquoi ne pas gonfler des ballons à l’hélium avec une jolie carte postale à l’intérieur et les installer à côté du bureau de chaque collaborateur pour faire parvenir cette invitation de manière originale ? Si vous aviez pensé à une invitation plus digitale, une carte du monde en ligne où défile chaque pays et qui s’arrête sur votre lieu de séminaire avec photos/vidéos des spots incontournables sur place est aussi possible. De quoi donner le ton et faire envie à tous les participants avant même d’en savoir plus sur le contenu. 


Donner des indices sur la destination avant le départ 


Ça y est, vous partez en séminaire, le rêve ! En étroite collaboration avec nos chefs de projet, vous avez trouvé la destination parfaite pour votre voyage d’entreprise… Ce choix n’a peut-être pas été facile mais il a été guidé par plusieurs réflexions pour se rapprocher au mieux de vos valeurs et de votre culture d’entreprise. Alors pourquoi ne pas faire part de cette réflexion à tous vos collaborateurs pour qu’ils devinent la destination choisie ? Sous forme de jeu : proposez énigmes, défis ou rébus pour révéler le lieu de votre séminaire. Un moyen original d’inclure les futurs participants au plus beau voyage d’entreprise de leur vie ! 


Communiquer sur ce qu’il faut mettre dans sa valise 


Vous partez pour un safari en Afrique du Sud, pour un stage de surf au bord de l’Atlantique ou faire un raid dans le désert ? Ces voyages insolites et uniques en leur genre demandent quand même un peu de préparation ! Alors plutôt que de laisser tous vos collègues chercher sur internet quel temps il fait à Johannesburg, Agafat ou Biarritz à la période du départ : communiquez en interne sur les must-have du voyage. Une liste exhaustive des choses à ne surtout pas oublier va aider vos collaborateurs à mieux se préparer avant de rejoindre l’aéroport ou la gare. Pensez à parler de la météo, des incontournables en voyage et peut être préciser que le passeport (ou la carte d’identité) n’est pas une option… On préfère éviter une mauvaise surprise le jour du départ !



Créer des équipes sous forme de jeux avant le séminaire


Vous l’aurez compris, chez Prochaine Escale rien ne se passe sans un grain de folie et beaucoup d’originalité… Répertorier tous les participants en équipe dans un fichier Excel après avoir tiré les noms dans un chapeau n’est pas vraiment ce à quoi vous pensiez ? Tant mieux car nous non plus !

Après avoir trouvé la destination sous forme d’énigme, et si vous effectuiez la répartition des équipes avec encore un peu de divertissement ? Créer un jeu sur mesure pour déterminer les membres de chaque équipe est le moyen parfait pour faire participer tout le monde et casser les codes. Faites confiance au hasard et à l’esprit de challenge de tous vos collaborateurs pour que ces nouvelles équipes excellent dans chaque activité. De nouveaux liens vont se tisser et de belles relations vont débuter, soyez en sûrs !


Communiquer les informations du séminaire aux personnes externes concernées


Un si beau projet ne devrait pas se limiter aux murs de vos locaux. Un voyage d’entreprise est aussi un événement à grande échelle qui peut être mis en avant et pour cela, il faut communiquer en externe. Demander à tous vos collaborateurs de jouer le jeu et de partager ce beau projet en dehors de l’enceinte du travail est donc une très bonne idée. Une photo de votre équipe, un message à vos partenaires ou clients pour les informer de l’organisation de votre voyage exceptionnel... Tout est bon pour rassurer tout le monde autour de vous sur votre vie d’équipe et votre productivité. De quoi faire parler de vous, et en bien ! 


Offrir des goodies


Les goodies sont le moyen parfait pour communiquer sur votre séminaire ! Avant, après et même pendant le voyage ils peuvent accompagner tous vos collaborateurs et renforcer le sentiment d’unité au sein du groupe. Un bandana avec les couleurs de votre entreprise, un porte clé avec son logo et le tour est joué ! Une belle manière de se préparer à l’événement comme il se doit et de garder des souvenirs une fois rentrés au bureau. De nombreuses déclinaisons sont possibles pour les goodies. Vous pouvez par exemple penser à des tee-shirts customisés pour différencier les équipes : un colori, un slogan et voilà vos collaborateurs fin prêts à s’affronter lors d’un team building au bord de la plage ou en pleine montagne. 


Préparer un social wall pour favoriser les interactions 


Pourquoi ne pas essayer le social wall ? Ce concept célèbre dans la branche événementielle permet de regrouper tout le contenu trouvé sur les réseaux sociaux à propos d’un seul et même événement. Il peut être très utile pendant le séminaire pour favoriser l'interaction entre tous les participants. En effet, grâce à ce concept, tous vos collaborateurs vont pouvoir communiquer et faire part de leurs impressions au jour le jour. Mais le social wall est aussi très efficace après un événement d'une telle ampleur pour connaître les avis et souvenirs de chacun dès le retour au bureau. Un sondage ne vous parait pas très approprié et vous doutez de l’implication de vos collaborateurs pour partager leurs points de vue ? Vous pouvez donc demander à chaque collaborateur de publier son opinion, ses photos, la musique phare du voyage et même créer un hashtag dédié au séminaire. Ainsi vous pourrez réunir tous les posts dans un seul et unique endroit : partagez vos émotions et vos expériences n’aura jamais été aussi ludique et facile !


Diffuser la vidéo Prochaine Escale de votre séminaire 


Imaginez que la caméra de votre téléphone ait une qualité médiocre ou que vous ayez perdu la carte mémoire de votre appareil photo, comment garder un souvenir numérique de votre incroyable voyage entre collaborateurs ? Ne vous en faites pas, Prochaine Escale a pensé à tout ! Il est important de bien teaser son voyage d’entreprise pour donner l’eau à la bouche à tout le monde, mais il est aussi nécessaire de communiquer après le retour au bureau. C’est pourquoi notre équipe met à disposition quelques caméras et un drône, bijou de la technologie, qui vous suivront pendant toute la durée de votre aventure pour filmer l’ensemble de vos péripéties ! Vus du ciel, les meilleurs moments n’en seront que plus grandioses ! Ne manquez pas de diffuser la compilation des plus belles vidéos, faite par nos soins, pour faire perdurer ce voyage dans tous les esprits et garder un souvenir indélébile de chaque moment unique. 



Partager des retours d’expériences sur Linkedin ou autres 


“Superbe randonnée en montagne avec l’équipe”, “délicieux repas dans les rues de la capitale portugaise”, “grande réunion dans un château privatisé en Bourgogne”, “activité ludique et insolite en Espagne”... Tant de postes que votre entreprise pourrait et devrait mettre en avant sur les réseaux ! Sur Linkedin, réseau social préféré pour les postes professionnels, n’hésitez pas à partager vos retours d’expériences. Une entreprise avec des salariés heureux, où l’esprit d’équipe prime et où le challenge est un mot du quotidien; est une boîte qui marche, qui vit et qui est efficace. 


Imprimer une photo de groupe à placer dans les locaux


À ne surtout pas oublier, la photo de groupe est l’indispensable de votre retour de séminaire pour une communication au top !

Qu’elle soit réalisée en haut d’une montagne, à bord d’un catamaran, sur des buggys dans le désert, dans les rues animées d’une capitale ou à bord de VTT en pleine campagne : la photo est toujours une bonne idée. Elle permet à chacun de se remémorer les bons souvenirs passés ensemble durant ce séminaire et de repenser aux liens créés. De quoi motiver les équipes de retour au bureau et, pourquoi pas, de penser à la prochaine destination. 



Nous espérons que ces quelques conseils vont vous aider à communiquer en interne et en externe sur votre séminaire. Vous l’aurez compris, la clé est de faire preuve d’originalité et d'inclure tous vos collaborateurs avant, pendant et après le voyage... Nous attendons donc votre appel pour mettre en oeuvre ce très beau projet !

Un séminaire
en accord avec
votre culture
d'entreprise
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Nous partons de votre culture d’entreprise pour créer un voyage qui ne ressemble qu’à vous. Nous soignons chaque petit détail pour réunir vos talents autour de vos valeurs et de votre vision.

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