Carnet de voyages
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Les astuces pour l'arrivée à l'hôtel en séminaire

Par Alizée

L’arrivée à l’hôtel, que vous avez sélectionné quelques mois en amont avec l’aide de votre chef de projet, est un moment important du séminaire car il sera le point de départ de celui-ci. Pour que tout se déroule au mieux, il est nécessaire d’avoir certains points clés en tête que nous allons vous énoncer ci-dessous. Certains d’entre eux sont à anticiper avant votre départ pour que votre arrivée à l’hôtel se passe de façon fluide, rapide et sans accroc. À ne pas oublier dans votre check-list :


Avoir préparé la rooming list et autres données personnelles en amont 


Pour n’oublier personne et effectuer toutes les vérifications nécessaires avant même d’arriver sur votre lieu de villégiature, il est important de répertorier toutes les informations que vous jugerez utiles à l’organisation de votre séminaire, sur un seul et même document. Le mieux sera de rassembler vos données, sur l’ensemble des participants, dans un tableau Excel par exemple. Dans un premier temps, le plus important sera d’indiquer sur ce dossier : les noms et prénoms des participants et la façon dont ils sont répartis dans les chambres (chambre single ou twin; et si chambre twin, indiquer le binôme de la personne correspondante). En procédant ainsi, vos collaborateurs pourront se présenter à la réception de l’hôtel en sachant quelle chambre ils doivent occuper et avec quel collègue. Aussi, il est utile d’ajouter un onglet à votre document Excel, en indiquant le numéro de carte d’identité ou de passeport (selon la destination choisie) ainsi que les numéros de vols, si vos équipes ne viennent pas et ne repartent pas du même endroit. Ces informations permettront d’organiser au mieux vos transferts depuis l’aéroport jusqu’à votre hôtel et inversement le jour du départ. Pour être paré à toute éventualité, vous pouvez également inscrire la date de péremption des documents officiels donnés. Cela vous évitera des mauvaises surprises, le jour du départ. Une autre astuce est d’ajouter une colonne à votre document correspondant aux allergies alimentaires de chacun. Vous pourrez ainsi transmettre cette fiche à tous les prestataires engagés pour vous servir le repas. Ils peuvent toujours s’adapter mais le mieux reste de leur envoyer les allergies et régimes alimentaires spécifiques une dizaine de jours avant votre départ afin qu'ils puissent préparer un plat élaboré pour les allergiques.


Bien choisir son camarade de chambre


En ce qui concerne la rooming list évoquée ci-dessus, il faut veiller à respecter certains points en effectuant la répartition des chambres. Vous pouvez par exemple, faire attention à mettre dans la même chambre des personnes réalisant une présentation en plénière durant le séminaire. Il est possible d’organiser les chambres en fonction des habitudes de vos équipes : les fêtards, les lèves-tôt, ceux qui souhaitent profiter du temps libre pour se balader en ville etc. En procédant de la sorte, vous veillez à créer des binômes et participez à la bonne ambiance présente au sein de votre voyage d’entreprise; chacun ayant trouvé sa place et ses repères facilement. Si vous voulez faire en sorte que vos équipes apprennent à faire plus ample connaissance, privilégiez une répartition aléatoire en fonction des personnalités de chacun. 


Prévoir une tenue pour la journée dans un sac à main pour déposer les valises à la bagagerie


Il est possible, lorsque vous choisissez un format de séminaire sur deux jours et pour optimiser au mieux le temps passé avec vos collaborateurs que nous fassions le choix de vous emmener directement sur votre lieu de déjeuner, sans passer par la case “hôtel”. En effet, procéder de la sorte permet un gain de temps considérable qui vous permettra de profiter au maximum du moment. Le bus allant directement déposer vos affaires en bagagerie, vous pouvez prévoir une tenue à mettre dans votre sac à dos, pour pouvoir vous changer après le repas et être plus à l’aise pour l’activité team building qui vous attendra dans l’après-midi. 



Avoir en tête que le check-in ne se fera qu’à 14h ou plus tard dans la journée


À la suite du point énoncé ci-dessus, il est important de comprendre que la plupart du temps, le check-in (c’est à dire votre enregistrement en tant que voyageur à l’hôtel) ne se fera qu’aux alentours de 14 heures dans la plupart des établissements. C’est le temps qu’il faut au personnel de l’hôtel pour vous préparer des chambres propres et vous accueillir dans les meilleures conditions possibles. C’est un point non négligeable à prendre en compte lors de l’organisation de votre voyage d'entreprise. En effet, vous pouvez tourner ce point à votre avantage en profitant de cette occasion pour diriger vos collaborateurs sur une autre activité, repas ou réunion.


Anticiper le mode de prise en charge avec l’hôtel


Pour veiller au bon déroulement du processus de check-in lors de votre arrivée à l’hôtel, il est bien d’anticiper la façon dont l’hôtel va prendre en charge votre groupe. Il faut noter que si vous décidez d’ouvrir un master account, c’est à dire donner les coordonnées bancaires d’une seule carte pour tout le groupe; le check-in est largement plus rapide. En effet, si vous ne prenez pas cette disposition, l’hôtel devra prendre les empreintes bancaires de tous les participants; ce qui ne sera pas pour vous faire gagner du temps. Lors de vos échanges avec l’établissement sélectionné, vous pouvez également demander s’il est possible d’installer un desk avec le logo de l’entreprise pour rassembler tous vos collaborateurs en un même point lors de l’arrivée à l’hôtel. À vous de choisir, par la suite, la façon dont vous souhaitez effectuer le check-in, toujours de manière organisée : par ordre alphabétique, par type de chambre ou par département en fonction de la constitution de votre entreprise.


Préparer votre arrivée


Vous pouvez également demander à la personne qui aura en charge votre groupe d’inscrire un mot de bienvenue dans le hall d’entrée de l’établissement sélectionné. Dans certains hôtels, il est également possible de mettre un mot d’accueil directement sur l’écran des télévisions disposées dans les chambres. Aussi, si vous organisez un séminaire de récompense ou si vous souhaitez tout simplement faire plaisir à vos collaborateurs, vous pouvez demander à la personne en charge de votre groupe, quels sont les producteurs locaux avec qui ils ont l’habitude de travailler et ainsi définir ensemble des petits cadeaux à disposer dans leurs chambres. La personne qui vous assistera durant tout votre séjour se fera un plaisir de vous présenter l’établissement et toutes les infrastructures disponibles pour votre groupe dès votre arrivée. Cela permettra à vos équipes de se repérer plus facilement. Ce sera aussi l’occasion pour vous d’expliquer en détail le déroulé du séminaire à vos collaborateurs. 



Demander à l’hôtel d’installer la signalétique en amont, si nécessaire


Pour que les participants se repèrent facilement, vous pouvez demander à l’établissement de réaliser des parcours fléchés pour chaque étape de votre séminaire : jusqu’à votre réunion en salle plénière ou jusqu’à votre lieu de restauration, par exemple. Questionner l’hôtel sur la signalétique en amont de votre arrivée vous permet d’évaluer si ce qui est prévu sera suffisant. La signalétique est importante lors d’un voyage d’entreprise car elle aide à perdre le moins de temps possible entre toutes les activités prévues. Veillez à envoyer à l’hôtel un logo de l’entreprise (non pixelisé) pour qu’il puisse installer la signalétique en amont de votre arrivée.


Communiquer les informations importantes avant le check-in


Dès votre arrivée en bus à l’hôtel et avant d’en descendre, attrapez le micro pour passer quelques annonces importantes avant d’effectuer le check-in. Vous pouvez ainsi prendre le temps de leur rappeler les papiers qu’ils doivent présenter en se rendant à la réception pour faciliter la mise en place du check-in et son bon déroulé. Vous pouvez aussi communiquer aux participants l’heure de votre prochain rendez-vous ainsi que la suite du programme pour la journée. Cela leur donnera quelques repères avant de rentrer dans leur lieu de villégiature. 


Organiser une réunion avec le coordinateur sur place


Prévoyez un entretien avec votre coordinateur sur place pour lui poser vos dernières questions concernant les équipements présents dans la salle de réunion, les horaires des petits-déjeuners ou encore vérifier avec lui ce qui est prévu pour les personnes ayant des allergies alimentaires. Cette personne est également présente pour répondre à vos dernières requêtes que vous auriez oublié de lui exposer : un bouquet de fleurs pour les remerciements au président ou le cadeau de la chasse au trésor par exemple.


Prévoir une pause gourmande à l'arrivée


"Heureux qui comme Ulysse a fait un long voyage" ! Mais Ulysse aurait été d'autant plus heureux s'il avait eu un en-cas l'attendant à son arrivée. En effet, en fonction de la taille de votre groupe, le moment du check-in peut être plus ou moins long et il est important que chaque minute de votre séminaire soit organisée afin que l'énergie des participants ne retombe pas. De ce fait, en proposant une pause gourmande dès l'arrivée, cela permettra à vos collaborateurs de prendre des forces, de partager un moment convivial loin du bureau ainsi que de faire passer le temps plus vite avant d'avoir accès à sa chambre. Profitez-en pour faire passer vos messages forts car, une fois les clés récupérées, l'attention de vos collaborateurs sera proche du néant pour les prochaines minutes !





Vous l’aurez compris, l’arrivée à l’hôtel est une étape importante de votre séminaire où il ne faut négliger aucun détail si l’on veut que tout soit fluide et que le voyage d’entreprise débute sous les meilleurs auspices. Préparez un maximum d’informations avant le départ, échangez avec votre coordinateur sur place et faites-vous confiance.Tout se passera comme sur des roulettes !

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