Carnet de voyages
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Organiser un séminaire d’entreprise : les erreurs à éviter

Par Alizée

Vous souhaitez organiser un séminaire pour votre entreprise en France ou à l’étranger ? Qu’il s’agisse du premier ou que vous soyez habitués, les conseils de nos experts dans l’organisation de voyages d’entreprises pourraient bien vous être utiles.  

Quelles sont les erreurs ou inattentions les plus communes ? Voici une liste non exhaustive d’erreurs courantes et de conseils pour les éviter ! 

L'organisation d’un événement de cette ampleur nécessite des qualités aussi bien humaines que techniques. Vouloir organiser un tel projet seul, ne pas planifier suffisamment en avance et sous-estimer la charge de travail s'apparentent à des erreurs communes. Notre conseil d’expert ? Anticipez au maximum sur tous les aspects du projet et ne laissez aucune place à l’imprévu


Objectif


Pour rendre son séminaire pertinent, utile et rentable, il est fortement recommandé d’identifier clairement un enjeu et de bien le communiquer. 


Qu’il s’agisse d’un séjour pour renforcer la cohésion de vos équipes, récompenser vos collaborateurs ou introduire un changement dans votre entreprise, cet objectif est déterminant pour assurer la réussite de votre événement. Si vos collaborateurs ne comprennent pas l’enjeu du séminaire, ce dernier n’aura alors pas l’impact attendu.



Choix de la date


Le choix de la date ne doit pas être laissé au hasard en prévoyant l’organisation de votre séminaire.


Afin de favoriser la venue d’un maximum de collaborateurs, il peut être décidé de réaliser le voyage d’entreprise pendant la semaine, sur le temps de travail, mais cela n’est pas toujours possible. Dans ce cas, il est important de choisir une date permettant au plus grand nombre d’être présent (hors vacances scolaires, jours fériés, événements nationaux ou internationaux par exemple). Privilégiez une date susceptible de convenir à vos collaborateurs, en dehors des fortes périodes d’activités de votre entreprise évidemment ! 


Les participants


Un voyage d’entreprise repose avant tout sur l’aspect humain, ne l’oubliez pas ! 


Dans un premier temps, il est important de motiver vos collaborateurs pour qu’ils participent activement au séminaire si celui-ci n’est pas obligatoire. Éveillez leur curiosité par tous les moyens afin de leur donner envie de venir, incluez une thématique autour de l’événement et prévoyez des surprises. N’hésitez pas à les solliciter, aussi bien sur le choix de la date que sur les activités. Ils seront heureux de voir que leur opinion est prise en compte. 


Une erreur peut être de prendre pour acquis la venue de vos collaborateurs. Assurez vous de la confirmation de leur venue, seul ou accompagné dans certains cas. Envisagez la possibilité de les réunir dans des chambres twin non mixtes (avec deux lits simples) permettant de réduire considérablement les dépenses liées à l’hébergement. Enfin, ne négligez pas l’importance de la nourriture lors de votre séminaire. Nous vous conseillons de porter une attention particulière aux régimes et préférences alimentaires de vos équipes. Nous vous en parlons plus en détails dans cet article (insérer lien article régimes alimentaires).


Réunion


Une erreur commune concerne le temps de réunion. Surestimer l’agenda et les objectifs peut être fortement contre productif. 


Soyez aussi brefs et concis que possible lors de vos prises de paroles. Il est nécessaire d’optimiser au mieux une réunion, en lien avec la durée de celle-ci mais également le choix du créneau. De manière à maximiser la productivité de vos collaborateurs, nous vous recommandons une réunion de préférence le matin et en début de séjour si possible, particulièrement s’ils doivent interagir lors d’ateliers. Vos collaborateurs pourront ainsi profiter au mieux du reste du séjour. 



Logistique


La logistique est un aspect déterminant d’un séminaire. Sous estimée, elle peut rendre un séjour ponctué de désagréments. 


Avez-vous déjà assisté à une réunion pendant laquelle un micro n’était pas correctement réglé, le lancement d’une vidéo ne fonctionnait pas ou avec une connexion internet insuffisante ? Louer une salle de réunion ne garantit pas la réussite d’un événement d’entreprise, bien au contraire ! 

Soyez vigilants, testez le matériel et vérifiez que la mise en place de la salle est conforme à vos attentes. Il est préférable d’y consacrer du temps en amont plutôt que de risquer de prendre du retard et perdre l’attention de l’assemblée au cours d’une réunion. 


La logistique ne s’arrête pas à l’équipement d’une salle de réunion. Prenons un autre exemple : prévoir un transfert entre un restaurant et un hôtel est une chose mais s’assurer que le bus peut accéder au restaurant et stationner à proximité en est une autre. 


Activités


En fonction de votre programme, vous pouvez décider d’intégrer des moments de détente que vos collaborateurs garderont longtemps en mémoire. 


Le choix des activités représente un point d’attention lors de la préparation de votre événement. Ne pas inclure d’activités de team building au cours du séjour, alors que vous souhaitez favoriser la cohésion de vos équipes, serait par exemple une erreur majeure. Prenez en compte, l’âge et les intérêts de vos collaborateurs pour organiser des activités adéquates et non clivantes.  



Budget


Sous-estimer les dépenses budgétaires d’un tel voyage d’entreprise peut entraîner des complications.


Un séminaire est un élément important de la vie d’entreprise. Il s’agit certes d’une dépense, mais qui peut rapidement se transformer en investissement si le séjour est optimisé et pertinent. Le budget de l’événement peut s’avérer être plus important que prévu et trop élevé. Privilégiez alors une réduction de la durée du séjour ou un changement de destination plutôt qu’une diminution du budget par prestation, au détriment de la qualité et donc de la satisfaction de vos collaborateurs. Les dépenses principales concernent le transport, l’hébergement mais également la location d’espace, la restauration, de potentielles activités et soirées… Sans budget en tête, il sera difficile de se rendre rapidement compte de ce qui est envisageable pour votre projet, notamment en terme de destination. 


Feedback


Enfin, on prend souvent pour acquis le retour d’expérience suite à un séminaire. 


En discuter autour d’un café ne permet pas d’obtenir un retour suffisamment précis. Il est pourtant important d’évaluer la qualité du séjour de manière consciencieuse et de mesurer son impact direct sur vos collaborateurs. Dans certains cas, cela peut même vous permettre d’identifier des axes d’amélioration pour un futur voyage d’entreprise. 


Ne négligez plus ces points d’attention lors de la préparation de votre futur événement !

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