Carnet de voyages
Un peu de lecture

Les astuces pour organiser une convention ou conférence

Par Clara

Vous avez la responsabilité de l’organisation d’une conférence pour votre entreprise ou d’une convention rassemblant de nombreux collègues ? Pas d’inquiétude, les équipes de Prochaine Escale vont vous guider et vous épauler jusqu’au jour J ! En attendant, passez en revue nos différents conseils pour y voir plus clair.



Bien choisir son centre de conférence 


Pour commencer, le lieu de votre événement est un élément clé. Il faut bien choisir son centre de conférence en comparant les différentes possibilités que vous avez pour être sûr qu’il réponde parfaitement à vos besoins. Pour cela, il vous faudra lister tous les éléments dont vous aurez besoin sur place. À vous de préparer votre planning de la journée (ou des journées) et de calculer en fonction du nombre de participants la taille des salles nécessaires. Prévoyez aussi si vous avez besoin de différentes salles dans le cas où les participants devraient être répartis en différentes salles de sous-commissions. En sélectionnant votre centre de conférence, assurez-vous aussi et surtout qu’il soit proche de divers hébergements pour pouvoir combler les besoins de tout le monde. 


Avoir une salle de pré-visualisation avec une équipe staff dédiée 


Une fois votre centre sélectionné et approuvé par votre équipe organisatrice, assurez-vous que vos présentations sont bien finalisées et prêtes à être visualisées. Dès que ce travail est terminé de votre côté, demandez au centre qui vous accueillera s’ils possèdent une équipe staff dédiée à votre événement. Si c’est le cas, vous profiterez alors d’une salle de preview qui vous permettra de vous assurer du bon fonctionnement du matériel et de la bonne diffusion de vos slides. Cette salle de pré-visualisation vous garantira une convention sans accroc, et c’est tout ce que vous souhaitez ! Grâce à cela, pas de panique le jour J, tout est ok et checké au préalable pour éviter les mauvaises surprises ! 


Prévoir le bon matériel audio-visuel 


Si votre centre ne dispose pas de salle de pré-visualisation, il vous faudra anticiper vos besoins en prévoyant le matériel audio-visuel adéquat. En effet, pour une convention ou une conférence, arriver sur place sans matériel pour projeter vos informations risque d’être un peu compliqué… On peut parfois se sentir débordé par tous les points à gérer et en oublier l’essentiel ! Alors pas de bêtise, prévoyez bien le matériel, mais surtout le bon ! Contactez le centre que vous avez choisi à l’avance pour savoir quel matériel serait idéal, ou bien même s’ils ont l’habitude de traiter avec un prestataire particulier par exemple. Le jour J, ou bien la veille, n’hésitez pas à vous rendre sur place avant tout le monde pour tester ce matériel et vous assurer que tout fonctionne comme sur des roulettes ! 


Ne pas négliger l’importance des repas 


Lorsque vous conviez 500 personnes pour une convention, il faut tout miser sur le rassemblement en lui-même mais ne surtout pas négliger l’importance de la nourriture et des pauses dont ils profiteront ! En effet, que votre événement dure une matinée ou sur deux jours, il faut anticiper les besoins annexes de chaque participant et essayer de satisfaire tout le monde pour que cet événement soit réussi. Pour ce faire, pensez à intégrer des buffets pour les repas, ce format va généralement ravir tout le monde puisqu’un buffet va proposer de nombreuses options culinaires ! Chaque participant se sert comme bon lui semble et tout le monde se régale ! Pensez aussi à des menus végétariens ou végétaliens ainsi qu’aux potentielles allergies. Un must pour veiller au bon déroulement de votre événement : installer un poste de machines à café remplies en continu.


Proposer différents salons pendant les pauses


Comme nous le disions juste au-dessus, le contenu de la Convention est primordial, mais les temps libres ainsi que les pauses sont aussi très importants pour la globalité de l’événement ! Ainsi, nous vous conseillons de miser sur les pauses pour permettre aux collaborateurs qui ne se connaissent pas encore d’échanger, et ce en dehors d’un couloir où il y a de nombreux passages. Nous vous proposons de mettre en place différents salons où les participants pourront passer du temps et échanger de manière plus informelle. Si vous souhaitez créer de l’émulsion au sein du groupe en proposant une animation lors des pauses, pourquoi ne pas tenter de mettre en place un ice breaker ? Ambiance garantie, les échanges seront alors favorisés. Par exemple, lancez un tournoi de pierre-feuille-ciseaux ou bien un yoga du rire pour détendre l’assemblée avant de débuter une studieuse journée. Vous pouvez aussi proposer différentes activités en fonction des salons pour occuper les participants grâce à des activités "à la carte" en fonction des passions de vos collaborateurs. 



Sélectionner des intervenants de qualité 


Vous êtes à la tête de l‘organisation de cette Convention et le poids de la réussite pèse sur vos épaules ? C’est sur vous que repose la charte de qualité de l’événement ? Nous vous conseillons de faire un réel travail de fond sur le choix des personnes qui vont intervenir lors de la conférence. Vous pouvez très bien choisir de faire parler vos collaborateurs sur des sujets importants en interne, mais si vous optez pour une ouverture sur d’autres sujets, le choix de l’intervenant sera primordial. Réfléchissez aux thèmes que vous voulez aborder, sur quoi vous souhaitez challenger vos équipes ainsi que les participants lors de cet événement. Il existe de nombreux intervenants de qualité, il ne reste plus qu’à trouver celui qui fera ressortir le meilleur et appuiera sur les points importants. Nos équipes seront ravies de vous aider à dénicher votre pépite !


Optimiser les inscriptions 


En fonction du nombre de personnes que vous désirez convier pour votre conférence, il vous faudra faire preuve d’une rigueur sans faille pour gérer au mieux les petits détails jusqu’au jour J. Pour cela, nous vous conseillons de mettre un point d’honneur sur les invitations ainsi que les retours que vous aurez de celles-ci. En effet, il faut optimiser les invitations pour garantir une logistique idéale. En connaissant le nombre exact de participants, vous serez bien plus clair sur les autres points de l’organisation. Rien de tel qu’un fichier Excel pour recenser les envois et les retours de chaque participant. Ainsi, vous aurez une vision globale et centralisée qui vous facilitera la tâche. Vous pouvez aussi vous servir de ce document pour recenser les allergies ou quelconques commentaires de la part d’un invité. 


Se mettre à la place du participant pour anticiper les demandes 


Pour garantir la réussite d’un tel événement, il vous faut penser à la place du participant. Dans la même optique que le fichier Excel abordé juste au-dessus, vous devez être en mesure de répondre à chaque attente des convives. Pour cela, mettez-vous à leur place et demandez-vous de quoi vous auriez besoin lors d’un événement de la sorte. Le lieu qui vous reçoit est grand et votre salle de conférence isolée du reste ? Prévoyez un système de signalisation, que ce soit via des pancartes ou bien un parcours affiché sur les écrans du centre. Il y a beaucoup d’invités et certains seront placés loin ? Imprimez des slides écrites ou partagez un lien donnant accès aux informations grâce à votre téléphone ou ordinateur ! Vous pouvez aussi proposer un bloc-note pour ceux qui le souhaiteraient. En anticipant les demandes, vous êtes sûr d’offrir un moment inoubliable et riche de sens aux participants. 



Organiser une soirée pour clore en beauté votre événement  


Si vous souhaitez réellement marquer le coup à travers votre événement, vous pouvez faire durer le plaisir pour ceux qui le souhaitent en proposant un apéritif ou une soirée à la fin de la conférence ! C’est la meilleure manière pour vous, mais aussi pour les participants, de créer du lien et d’être amenés à rencontrer et discuter avec des personnes qu’ils n’auraient peut-être pas croisées ailleurs, et ce dans un cadre plus informel. À vous de choisir le ton que vous voulez donner à cette soirée ! De quoi mettre un point final à votre journée studieuse et instructive dans les règles de l’art. En fonction de votre budget et du nombre de participants, vous pourrez aussi prévoir quelques animations, en plus du buffet. 


Mettre au point une convention insolite 


Vous en avez assez des conventions banales, entre costumes, slides et bouteilles d’eau ? Rien ne vous empêche de mettre un peu de peps dans cet événement pour le rendre encore plus inoubliable ! Lorsqu’on peut lier travail et plaisir, autant ne pas s'en priver. Et dans ce domaine, Prochaine Escale s’avère être remplie de bonnes idées… Nous vous proposons de casser les codes pour marquer vos participants en organisant une convention insolite ! Pour ce faire, oubliez les centres de conventions en plein coeur de Paris, et voyez plus grand. Pourquoi ne pas voyager dans un pays frontalier (pour ne pas impacter sur le temps de trajet) et mener vos convives en terres inconnues pour leur faire vivre une réelle expérience au cours de cet événement ? Vous pouvez choisir de privatiser une île sur les côtes françaises, comme celle de Bendor par exemple : aux vues du nombre de participants, la privatisation sera vite rentabilisée et les souvenirs encore plus présents. Pour un événement insolite, nous pouvons imaginer un fil rouge qui conduirait votre convention !


Ça y est, vous êtes d’attaque pour organiser votre convention comme un chef ! N’oubliez pas que le participant est roi, et ne négligez aucun détail. Pour une touche de folie, vous pouvez compter sur nos équipes pour vous créer un événement inoubliable riche de sens pour tout le monde ! 

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