Carnet de voyages
Un peu de lecture

Communiquer avec vos participants avant le séminaire

Par Clara

Ça y est, tout est booké ? Il ne vous reste plus qu’à annoncer la bonne nouvelle à toutes les équipes ? Mais comment faire ? Vous n’allez certainement pas faire un mail groupé à tout le monde, non. Prochaine Escale est là pour vous aider et faire de ce voyage un moment marquant qui restera gravé dans les mémoires de vos collaborateurs ! Et tout cela démarre dès l’annonce, alors suivez le guide ! 


Demander l’avis de ses collaborateurs 


Vous êtes seul à organiser ce beau projet et vous souhaitez réellement impacter vos équipes tout en leur faisant plaisir ? C’est compréhensible, mais si vous ne les connaissez pas bien, il va vous être difficile de créer un programme idéal pour tout le monde ! Dans tous les cas, pas de panique, il y a une solution pour tout chez Prochaine Escale. Pour garantir un séminaire au top du top, il vous suffit de leur demander leur avis, rien de plus simple ! À vous de tout organiser par la suite mais en demandant l’avis de vos collègues, vous êtes certain de ne pas vous tromper. Placez une boîte à idées près la machine à café, vers la cantine ou à un autre endroit stratégique et communiquez avec les participants là-dessus : prévenez-les que toute idée sera la bienvenue pour créer un programme sur-mesure qui ravira tout le monde. Il vous suffira de récolter tous les petits papiers et d’admirer les magnifiques idées de vos collègues et de voir si elles sont réalisables ! 



Rester secret jusqu’au départ 


Si vous êtes joueurs jusqu’au bout, vous pouvez faire le choix de ne rien dire à vos collaborateurs concernant la destination de votre séminaire. Vous pouvez tenter de rester ferme jusqu’au dernier moment et les convier à l’aéroport ou à la gare avant d’embarquer. L’effet de surprise ne sera que meilleur et l’excitation au rendez-vous ! Il vous faut tout de même communiquer quelques détails à vos équipes pour qu’ils ne se retrouvent pas en short et en tong sous la neige ou vice-versa… Ce qui est certain, c’est qu’un départ vers l’inconnu sera fédérateur et mémorable ! Pour aller plus loin, vous pouvez même choisir de bander les yeux de vos équipes pour que l'effet de surprise soit maintenu jusqu’au bout !


Préparer une chasse au trésor dans vos locaux


Pour amorcer votre départ en voyage d’entreprise (et ne pas rester secret à ce sujet), vous pouvez opter pour une chasse au trésor dans vos locaux ! Le trésor ? La destination bien sûr. Pour cela, rien de plus simple : si vous êtes une équipe spécifique à avoir organisé le séminaire, réunissez-vous et choisissez entre vous quelques indices à dévoiler à vos collaborateurs dans les locaux. Par exemple ? Vous pouvez fonctionner de deux manières : la première serait de cacher des golden tickets à la façon de Charlie et la Chocolaterie, mais cette fois-ci pas dans des tablettes de chocolat (quoique ?) mais bien dans vos bureaux. Les personnes qui les découvriront remporteront de précieux indices ! Une seconde manière de faire deviner la destination à vos équipes serait de disposer et semer quelques indices ici et là pour leur faire deviner où vous les emmener. La destination est ensoleillée ? Au bord de la plage ? Placez un chapeau de paille dans les locaux ou quelques grains de sable ! 



Organiser une soirée pour annoncer la destination 


Vous voulez faire les choses en grand ? Organisez une soirée mémorable pour vos équipes afin de leur annoncer le lieu de leur séminaire ! Optez pour une soirée qui vous ressemble pour mettre à l’honneur ce si beau projet auquel vous avez participé : l’organisation d’un séminaire pour toutes vos troupes ! Rendez-vous devant l’écran géant à l’heure que vous aurez définie pour décompter tous ensemble jusqu’à ce que le nom de votre destination apparaisse. En amont, vous pouvez lancer les paris avec vos collaborateurs pour sonder un peu les équipes. Viendra ensuite le moment de la délivrance pour tous ceux qui cherchaient d’arrache-pied à deviner où ils partiraient ! Trinquez à votre séminaire, tous réunis, dans une ambiance de folie pour démarrer les festivités et permettre à ses équipes de se projeter un peu plus encore dans ce voyage d’entreprise qui s’annonce grandiose ! 


Préparer le terrain en créant son nom d’équipe et son cri de guerre 


Ça y est, vos équipes sont au courant de leur destination pour ce séminaire ? Il est maintenant temps d’enclencher les choses et de préparer le terrain ! Si vous le souhaitez, vous pouvez commencer, bien avant votre départ, à challenger vos équipes et leur mettre l’eau à la bouche concernant les activités et tout ce qu’ils vont pouvoir faire là-bas. Par exemple, si vous désirez vivre ce voyage d’entreprise autour d’un fil rouge précis, comme la thématique RSE ou bien des olympiades géantes, il vous faudra constituer des équipes, alors autant le faire dès maintenant et placer l’esprit d’équipe et de compétition au centre de cet événement ! Rassemblez tout le monde pour une réunion décalée lors d’un afterwork et annoncez la couleur : vos collaborateurs devront constituer des équipes et créer un cri de guerre qui impressionnera leurs adversaires ! Ces équipes pourront être tirées au sort pour permettre à tous de découvrir ses collègues avec qui ils n’ont pas forcément l’habitude de travailler. Allez allez, pas de temps à perdre !


Challenger vos équipes sur des défis avant votre départ 


Comme on vous le disait juste au-dessus, l’importance d’un fil rouge dans un séminaire est à prendre au sérieux pour mener vos équipes dans la même direction et faire passer des messages forts. Si vous souhaitez débuter ce processus avant votre séminaire, il vous suffit de constituer vos équipes (avec de vrais cris de guerre, voire même une chorégraphie sinon ce n’est pas drôle vous vous en doutez !). Une fois les tribus en place, challengez vos collaborateurs autour de défis qui vous tiennent à coeur et vous ressemblent ! Vous vous orientez vers une démarche RSE ? N’hésitez pas à créer des défis éco-responsables pour favoriser un comportement encore meilleur de la part de vos équipes. C’est d’une manière ludique qu’on arrive généralement à changer l’état d’esprit des plus réticents. Une chose est sûre, c’est que vos équipes devront se démener pour remporter de plus de points avant la départ ! Selon vos envies, vous pourrez faire perdurer ce challenge tout au long du séminaire et dépouiller les résultats lors de votre dernière soirée pour offrir des récompenses à la meilleure équipe. 



Communiquer sur le nécessaire à apporter


Une fois que vous avez communiqué à vos équipes la destination et teasé un peu du programme, il ne vous reste plus qu’à les aider pour rendre ce séjour parfait et que personne ne manque de rien ! Pour cela ? Rien de plus simple. Nos équipes de chefs de projet pourront aussi vous aider à lancer cette communication (ils pensent toujours à tout ces Escaliens). Pour assurer ses arrières, pensez à préciser à vos collègues quel type de vêtements ils doivent prendre. Vous pouvez, si vous le souhaitez, laisser une part de mystère dans le programme mais il vous faudra tout de même vous assurer que personne n’arrive en tong pour une randonnée. Si vous partez à Marrakech, que vous organisez une balade en dromadaire et une soirée dans le désert autour d’un feu de camp, n’hésitez pas à faire passer le message pour ne pas manquer de spray anti-moustiques ou de crème solaire ! De toute façon, pas de panique, nos équipes seront présentes pour vous accompagner tout au long de votre séjour et vous faire passer le séminaire dont vous rêviez.


Informations COVID-19


“Alerte Coronavirus” : comme vous le savez, la situation sanitaire rend difficile l’organisation d’événements tels que les séminaires en ce moment. Sachez que Prochaine Escale s’engage à respecter toutes les mesures barrières et à mettre en place des dispositifs pour assurer votre sécurité et votre santé. Sur place, nos équipes veilleront au bon déroulement de toutes les étapes de votre séjour : que ce soit le respect de la distanciation sociale lors du transport ou encore le port du masque lors des activités ou des réunions. Du gel hydroalcoolique sera mis à votre disposition pour pouvoir vous désinfecter les mains à tout moment de la journée. Il est très important de communiquer sur ces gestes barrières avec vos participants avant votre départ en séminaire pour s’assurer de la compréhension et du respect de chacun. 


Si votre départ en séminaire approche et que vos collègues ne connaissent ni l’endroit ni la date, il existe de nombreuses méthodes amusantes pour l’annoncer aux équipes. Choisissez-en une à votre image et c’est parti pour un voyage de folie tous réunis ! 


Un séminaire
en accord avec
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d'entreprise
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Nous partons de votre culture d’entreprise pour créer un voyage qui ne ressemble qu’à vous. Nous soignons chaque petit détail pour réunir vos talents autour de vos valeurs et de votre vision.

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