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Les indispensables pour organiser un Hackathon en séminaire

Par Alizée

Vous souhaitez réunir vos collaborateurs pour qu’ils aient l’occasion de réfléchir et de travailler ensemble sur des projets communs de programmation informatique tout en s’entraidant ? Vous avez sonné à la bonne porte ! Dans cet article vous trouverez quelques uns des indispensables pour organiser votre Hackathon. Suivez le guide :


Définir des workshops


En amont de votre événement et pendant la phase de préparation, n’hésitez pas à inclure des workshops. Le but de ces ateliers est de faire participer et échanger un maximum de collaborateurs sur le sujet que vous aurez défini. Chacun doit se sentir libre de prendre la parole lors de ce brainstorming géant. Il ne faudra pas oublier de prévoir une équipe dédiée à l’encadrement des workshops pour qu’ils se déroulent sans accroc. Vous pouvez également inviter des experts spécialisés sur le sujet ou thème choisi pour aider à diriger le débat et emmener vos collaborateurs sur la bonne piste de réflexion. Au sein de ce workshop, vous pouvez créer des équipes diversifiées en fonction des départements représentés lors de cet événement. En procédant de la sorte, vous êtes sûrs de ne laisser échapper aucune réflexion intéressante et de construire une base solide pour le reste du séjour. Vous l’aurez compris, plus il y a de monde présent lors d’un workshop, plus celui-ci est constructif. Pensez donc à créer des équipes en mixant le plus de personnalités et de profils de votre entreprise. 



Prévoir de la formation sur le sujet choisi


En arrivant à cet événement, les participants n’auront pas tous les mêmes connaissances sur le sujet; c’est la raison pour laquelle il est important de prévoir des plages de formation tout au long du séjour. Une fois le thème du Hackathon trouvé, listez toutes les compétences requises pour pouvoir réaliser avec succès la phase de mise en pratique. En réfléchissant à cela, vous ne laisserez personne sur la touche et tout le monde aura toutes les clés en main pour arriver au bout de ce défi. Lorsque le sujet aura été défini ainsi que le nombre de points importants à connaître réfléchi; vous pourrez passer à la réalisation du programme de formation. Vous pouvez choisir de mettre tout le monde à niveau grâce à une session de travail d’une demi-journée avec l’événement; vous pouvez également décider de remettre à chaque participant un lien d’accès à un document contenant tout ce dont ils auront besoin (une sorte d’encyclopédie de la programmation). Enfin, vous pouvez choisir d’inclure des sessions de formation d’une à deux heures avant chaque début de mise en pratique. 


Sélectionner des intervenants


Lors de ce type d’événement, il est intéressant de faire participer et intervenir des experts sur le sujet; des personnalités inspirantes qui motiveront vos troupes à réaliser leurs objectifs et les pousseront à se dépasser. Organiser cela se prévoit quelques mois à l’avance. Nous vous conseillons d’aller faire un tour sur la plateforme Ted Talks pour regarder si le sujet recherché a déjà été épluché par un certains nombre d’intervenants. Si une des présentations vous plaît, n’hésitez pas à entrer en contact avec l’intervenant via un réseau social professionnel par exemple. Sinon, vous pouvez aussi vous rendre à l’une de ses conférences lors de la phase de préparation de l’événement pour pouvoir échanger et discuter avec lui de votre projet. S’il est intéressé, se sent apte à participer à votre événement et s’il est disponible, nul doute qu’il rejoindra vos troupes.


Mettre en pratique


La phase de mise en pratique est l’une des étapes les plus attendues lors des Hackathons. En effet, c’est à ce moment précis que vos collaborateurs vont mettre leurs cerveaux en ébullition sur l’exercice que vous aurez rédigé auparavant avec l’équipe organisatrice. C’est un vrai marathon qui débute pour eux, en concurrence avec toutes les autres équipes pour solver, en premier, le problème posé. Tout dépend du but de cet événement, mais nous vous conseillons de l’organiser sous forme de jeux. C’est à dire de prévoir des indices et des jokers donnant les clés de la résolution d’une étape si vous ne voulez pas que vos équipes restent bloquées trop longtemps sur le sujet. Nous vous promettons moins de frustration grâce à ce conseil. Il est également important de définir la plage horaire sur laquelle vous souhaitez que les participants s’affrontent : en journée ou de nuit ? À vous de choisir.


S’aérer l’esprit


N’hésitez pas à créer le “manuel du parfait hacker” en y incluant la nécessité de faire des pauses et ainsi encourager les participants à s’aérer l’esprit lorsqu’ils seront bloqués à une étape. Cela évite aussi de déclencher des crises de nerfs, alors pensez-y ! Vous pouvez par exemple prévoir des jeux extérieurs dont ils pourront profiter lors de leurs différentes pauses : Puissance 4, Mölkki et autres jeux de société géants seront vos meilleurs alliés. N’hésitez pas à leur donner des heures de rendez-vous pour les pauses et à inclure dans le règlement le fait de les respecter. Proposez-leur de s'inscrire à des tournois de jeux comme de la pétanque par exemple. Cela leur permettra de penser à autre chose. Prévoyez également de quoi nourrir vos participants en organisant des buffets salés et sucrés à picorer tout au long du hackathon. En effet, ici pas besoin de prévoir de repas assis tant les équipes seront obnubilées par la résolution de l'énigme que vous leur aurez posée.


Organiser une activité collective loin des écrans en guise d'icebreaker


En dehors des heures de pauses réglementaires, vous pouvez également inclure directement dans votre programme une expérience qu’il leur sera donnée de vivre tous ensemble. Le mieux ? Proposer une activité ludique et collaborative qui nécessitera un grand usage de la communication entre tous les participants. Cet icebreaker leur permettra de souffler le temps de l’activité et d’apprendre à mieux connaître leurs adversaires, de façon plus informelle. Vous pouvez songer à un Cluedo ou encore un Mémory géant où chacun devra retrouver sa paire parmi la foule. Ces moments sont toujours très appréciés car ils permettent de créer des liens réels. Songez-y lors de la préparation de cet événement. 



Présentation des outcomes à la fin du séminaire


Après avoir fourni beaucoup d’efforts à la résolution du problème et s’être donnés à 100% lors de cet événement; la moindre des choses est de laisser les candidats s’exprimer sur leurs ressentis, leurs blocages et la manière dont ils les ont surmontés. Ils seront fiers d’exposer cela à leurs adversaires et d'en apprendre davantage sur les techniques employées par chaque équipe pour résoudre le problème posé. C’est un moment très important du séminaire pour les participants qui attendent des réponses à leurs questions. Prévoyez-donc une grande salle avec sonorisation, scène et retour d’écrans ainsi que des multiprises pour que tout le monde soit à l’aise et puisse prendre des notes lors des présentations.


Organiser une soirée de clôture avec DJ et Open-bar


Une fois le Hackathon terminé, les nerfs détendus et l’esprit libéré de tout calcul ou solution d’énigme; place à la fête. Prévoyez une grande soirée de clôture pour marquer les esprits. Au menu du soir ? Dîner de gala avec un vrai repas assis. Et oui, réfléchir ça creuse et maintenant que l’épreuve est terminée, ils peuvent profiter pleinement du dîner qui leur sera servi. L’occasion de se retrouver tous ensemble autour d’un très bon repas, apprendre à faire plus ample connaissance et partager les meilleurs souvenirs de cet Hackathon. Nous vous proposons de prolonger la soirée en invitant un DJ à ouvrir la piste de danse et animer la soirée jusqu’au bout de la nuit. Notre conseil : récompenser les efforts de tous les participants en ouvrant un bar à mojitos pour la soirée par exemple. Qu’en pensez-vous ?





Vous l’aurez compris, il y a quelques indispensables à connaître lors de l’organisation d’un Hackathon. Si vous suivez les conseils énoncés ci-dessus, vous êtes sûrs d’être sur la bonne voie pour la réussite de votre événement. Pour le reste, n’hésitez pas à nous contacter !

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