Partir en séminaire n’est pas une mince affaire, un bon nombre de réflexions sont nécessaires en amont du voyage ! Alors, avant de vous lancer et de contacter Prochaine Escale pour l’organisation, nous vous laissons lire nos quelques conseils pour définir au mieux le type de séminaire que vous souhaitez proposer à vos équipes. Grâce à cet article, vous allez pouvoir vous poser les bonnes questions et surtout trouver les bonnes réponses ! 

Déterminer les besoins de vos équipes

Un voyage d’entreprise est une occasion unique de rassembler toute l’équipe dans un cadre hors du commun, qui casse votre routine “métro, boulot, dodo”. Il serait donc dommage de ne pas en profiter pour faire passer un message fort et déterminer les réels besoins de vos équipes. Chez Prochaine Escale, nous pensons qu’il est nécessaire d'avoir un but bien précis pour l’organisation d’un séminaire. L’objectif peut être de motiver les équipes, de récompenser tout le monde pour le travail fourni ou bien de former les nouveaux arrivants. À vous de déterminer ce dont a besoin votre entreprise pour définir le bon type de séminaire à organiser. 

Prédéfinir les cibles du séminaire 

Les séminaires, même s’ils sont souvent très populaires auprès des équipes, ne sont pas nécessairement dédiés à tous vos collaborateurs. À vous de choisir qui doit être concerné par ce voyage selon les motivations de son organisation. Il est par exemple dédié aux directeurs internationaux si le but est de réfléchir à une stratégie commune. En revanche, si vous cherchez à accroître vos ventes et/ou votre productivité, pensez plutôt à l’équipe commerciale. Autrement, si l’objectif est de récompenser les bons résultats généraux ou motiver toute une équipe, il ne faudra oublier personne ! 

Choisir un format cohérent et équilibré 

Un voyage d’entreprise peut prendre plusieurs formes. À vous de voir quel type de séminaire vous ressemble le plus à vous et vos équipes. Plutôt résidentiel ou itinérant ? On s'explique avec exemples et conseils à l'appui, de quoi faciliter votre prise de décisions. Si vous souhaitez un maximum de confort, laissez-vous tenter par un hôtel haut de gamme. Si vous cherchez simplicité et grands espaces, partez plutôt sur un gîte ou un village vacances. Au contraire, si vous préférez laissez vos collaborateurs plutôt libres et les laisser profiter en autonomie, nous vous conseillons de vous tourner vers un B&B. En revanche, si vous êtes en quête d’aventures folles et que vous souhaitez découvrir l’étendue des paysages d’un pays ou d’une région, optez pour un voyage itinérant.

Définir le planning idéal 

L’organisation du voyage passe aussi et surtout par son programme et ses activités. À vous de voir quelle place vous souhaitez laisser au loisir, à la restauration, au temps libre et au travail. Selon votre budget, vos envies et vos besoins, il va falloir déterminer le planning idéal qui vous laissera assez de temps pour tout faire à sa juste mesure. Déterminer la durée laissée à chaque activité est primordial pour savoir quel type de séminaire vous souhaitez proposer. Profiter du cadre, découvrir de nouveaux paysages, travailler dans de bonnes conditions, festoyer comme il se doit, déguster de savoureux repas et vous dépenser lors d’activités de team building… À vous de trouver le bon équilibre sous les conseils avisés de notre équipe !

Établir un budget raisonnable pour l’entreprise

Nous y voilà, la question tant attendue du budget. Il n’y a pas de réponse miracle pour cette question, seulement une solution sur-mesure qui dépendra de chaque entreprise. Avant l'organisation d'un voyage, le budget doit être mûrement réfléchi et source d'échanges entre les différents organisateurs. En effet, il peut être parfois discuté car tout le monde a sa propre opinion du montant qu'il faut investir dans ce poste de dépense selon si il constitue ou non un "bon investissement". Mais Prochaine Escale saura vous prouver que le voyage d’entreprise en est un ! Selon le nombre de participants, la destination souhaitée, le nombre de jours et de nuits sur place ainsi que votre demande d’activités plus ou moins coûteuses : à vous d’établir un budget cohérent et raisonnable en lien avec vos attentes. Le budget sera effectivement déterminant pour l’organisation du voyage et orientera celui-ci vers un certain type de séminaire plutôt qu’un autre. 

Procéder à une étude complète des possibilités pour définir la destination parfaite 

Le lieu de votre séminaire est aussi très important et doit être étudié avec précaution selon vos attentes et vos besoins. Il y a effectivement beaucoup de paramètres à prendre en compte avant de choisir la destination de votre futur voyage d’entreprise. Par exemple, la distance entre l’ensemble de vos collaborateurs par rapport au lieu sélectionné pour ne pas s’embourber dans des situations compliquées avec les transports, la météo aussi selon votre choix d'activités. Pour les voyages à l’étranger, pensez aux démarches administratives un peu plus contraignantes qu’un voyage en Europe comme le visa ou le passeport. Selon vos enjeux et votre planning, il faudra aussi déterminer un lieu propice à l’épanouissement des équipes et au dépaysement. N’oubliez pas que vos valeurs peuvent déjà être transmises dans le choix de la destination, par exemple si vous revendiquez être touché par la crise environnementale, vous pouvez oublier l’avion !  Mais ne vous en faites pas, nous saurons vous recommander nos plus belles pépites afin de guider votre choix. 

Créer une boîte à idées au bureau

Il peut aussi arriver que les personnes assignées dans l’entreprise pour l’organisation du séminaire ne soient pas très inspirées et pas assez renseignées sur le sujet. Rien ne vaut une belle boîte à idées pour rendre ce projet participatif. Grâce à cela, de nouvelles idées peuvent émerger (et sûrement des très bonnes car l’effort collectif est toujours signe de belles surprises). Laisser tout le monde partager son point de vue et apporter sa pierre à l’édifice permet aussi de créer un projet commun qui a du sens pour chacun et qui ressemble le plus possible à votre entreprise. 

Faire le point sur l’entreprise 

Avant de prendre la décision de partir en voyage entre collaborateurs, il faut aussi prendre du recul sur la situation et analyser le contexte. Certains moments sont plus propices que d’autres à accueillir ce genre d’investissement. Il faudra notamment se pencher sur les chiffres, les objectifs atteints ou non, la santé et la vie de l’entreprise… Si l’entreprise se porte bien et que vous observez notamment l’arrivée de nouveaux employés, la signature de gros contrats ou autre, il serait peut être temps de faire passer ce beau projet sur le devant de la scène ! 

Diffuser des questionnaires de satisfaction de vie au travail à vos salariés

Chez Prochaine Escale, nous pensons que le séminaire est synonyme de bonne vie d’équipe. Cette notion est pour nous l’un des points fondamentaux et l’un des piliers de toute entreprise. Pour pouvoir travailler avec efficacité il faut être bien dans sa peau et bien dans sa boîte ! Commencer par établir un questionnaire au bureau (de manière anonyme pour avoir le plus de sincérité possible) est le meilleur moyen de comprendre ce qu’il se passe réellement au sein de votre entreprise et de découvrir les forces et les faiblesses de votre équipe. Selon les réponses, il vous sera ensuite facile de déterminer les points à améliorer lors de votre séminaire et donc d’axer les activités pour résoudre les quelques difficultés qui peuvent être présentées. 

S’interroger sur les retombées souhaitées

On ne fait pas un voyage pour faire un voyage. Le séminaire est, comme on le disait précédemment, un investissement. Et nous partons du principe que tout investissement de temps, d’argent et/ou de moyens humains doit avoir des retombées positives sur l’entreprise. Ces retombées doivent être anticipées afin que tout soit mis en place pendant le séminaire pour atteindre les objectifs fixés au début. Gain de productivité, de motivation, de liens solides, de communication… À vous de déterminer ce qui va devoir être mis en avant pendant votre séminaire ! 

Vous l’avez compris, il va quand même falloir se creuser un peu les méninges avant de partir à l’aventure entre collaborateurs. Nous vous conseillons de bien comprendre pourquoi, dans quel contexte, comment, pour qui et dans quel but vous souhaitez organiser ce séminaire. N'hésitez pas à nous contacter pour toute nouvelle interrogation, nous serons évidemment là pour vous épauler lors de votre réflexion.