Carnet de voyages
Un peu de lecture

Organiser un séminaire pour 400 personnes

Par Emma

Vous avez décidé de réunir la totalité de votre équipe pour un voyage d’entreprise. Vos 400 collaborateurs méritent d’être encouragés, motivés et récompensés comme il se doit. Il va donc falloir que la gestion soit parfaite pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Et en matière d’anticipation et d’organisation, nous sommes les pros ! Alors venez suivre nos quelques conseils pour que l’on puisse réfléchir ensemble à ce beau projet. 


Teaser les participants 


Un événement d’une telle ampleur ne devrait pas passer inaperçu. Il va devoir faire parler de lui ! Pour cela rien de plus simple. Envoyez des invitations personnalisées à tous les participants sans trop en dire pour laisser planer le mystère. Tous vos collègues seront alors impatients à l’idée de partir en voyage, sans vraiment trop savoir où ils vont et ce qu’ils vont faire sur place. Ne lésinez pas sur la créativité lors de cette tâche pour mettre l’eau à la bouche de tout le monde. Vous pourrez aussi mettre en place des goodies pour teaser votre évènement comme il se doit. Et sinon, il est aussi très important de bien communiquer en amont de votre évènement, n’hésitez pas à faire parler de vous et de ce beau projet sur les réseaux sociaux, à vos clients et à vos prospects !  Créez votre propre hashtag et relayez des infos ou indices au compte goutte pour que tout le monde suive avec attention le déroulé de l’évènement et soit bien préparé pour le jour du grand départ.


S’entourer des bonnes personnes 


Par “s’entourer des bonnes personnes” nous voulons dire deux choses. Déjà, pour un groupe d’une telle ampleur, nous vous conseillons de demander un peu d’aide. Créez une équipe interne qui pourra s’occuper avec vous de gérer l’organisation du séminaire. Prenez des personnes qualifiées et motivées qui sont aussi heureuses que vous de participer à ce projet. Répartissez bien les tâches pour que chacun puisse participer et contribuer à sa manière à l’avancement et à l’organisation de votre voyage d’entreprise. 

Et deuxième chose, nous parlions de nous ! Évidemment, l’organisation d’un séminaire n’est pas une mince affaire. Vous entourer de professionnels est donc une bonne idée pour surprendre vos collaborateurs et ne faire aucune gaffe.  Chez Prochaine Escale, les “whaous” sont notre mot d’ordre; l’originalité, l’organisation et l’anticipation étant nos principales qualités. N’hésitez donc pas à faire appel à nos super chefs de projets pour vous épauler dans la réussite de ce voyage d’entreprise. 



Cibler un hôtel à privatiser


Lorsque l’on organise un séminaire pour 400 personnes, l’une des premières “difficultés” est de trouver un hébergement qui conviendra à un groupe d’une telle ampleur. Mais ne vous en faites pas pour cela, Prochaine Escale connaît la France (et le monde) comme sa poche, et bénéficie de très bonnes adresses un peu partout. Selon vos besoins, il vous faudra déterminer le type d’hébergement qui conviendrait le mieux : gîte, hôtel, appartements… Pour cette partie, c’est à vous de décider ! Mais nous vous conseillons tout de même de réfléchir aux formules que vous souhaitez retenir. Un resort avec un forfait all-inclusive est sûrement une très bonne idée pour un groupe de 400 personnes. Cela pourrait vous éviter de vous arracher les cheveux lors des repas et de l’addition finale. Et ensuite, Prochaine Escale se charge du reste : trouver le lieu de vos rêves c’est notre métier ! Tout mettre en oeuvre pour que vous vous sentiez comme chez vous, même à l’autre du monde, aussi et c’est pour cela que nous ferons tout pour assurer sa privatisation. Un voyage avec 400 de vos collaborateurs dans un hébergement privatisé, ça claque non ? 


Organiser une activité ludique et originale 


Pour occuper vos collaborateurs et les faire rêver un peu lors de ce voyage, nous vous conseillons fortement de prévoir des activités dans le programme. Au risque qu’ils s’ennuient dans le cas inverse, les activités n’auront pas pour seule vocation de les occuper, bien au contraire. Selon les raisons de votre présence en séminaire, vous pourrez transmettre des messages forts à vos équipes. Que vous souhaitiez récompenser, motiver, encourager ou informer vos collègues, le voyage d’entreprise s’y prête à merveille. Et pour chacun de ces objectifs, Prochaine Escale a des idées d’activités plein la tête. Activités team building selon vos besoins, nous vous promettons des moments de joie, de bonne humeur et de franche camaraderie grâce à des expériences ludiques, fédératrices et originales. 



Laisser du temps libre 


Avoir un programme complet c’est bien, laisser vos collaborateurs souffler un temps c’est mieux ! Il est important de prévoir des activités, réunions, repas et soirées à vos collaborateurs mais il ne faut pas pour autant surcharger votre programme et proposer des expériences à toute heure du jour et de la nuit. Pour que chacun puisse vivre à son rythme et apprécier à leur juste valeur les activités que vous proposez, il faut aussi pouvoir laisser tout le monde respirer ! Pendant le temps libre, vous pouvez tout de même orienter les participants pour ne pas les laisser seuls en pleine nature. Détaillez par exemple les infrastructures libres 24h/24 de l’hébergement dans lequel ils séjournent : piscine extérieure, intérieure, spa, courts de tennis, terrain de pétanque… Vous pouvez aussi préciser les activités à faire à l’extérieur de l’hébergement. Si vous êtes en ville, gardez une ou deux bonnes adresses de bars ou restaurants à leur proposer et si au contraire vous vous trouvez en campagne, faites-leur parvenir un plan des chemins de randonnées alentours. Le tout est de pouvoir leur donner de super idées en les laissant quelques heures vivre leur vie comme bon leur semble. 


Préparer une session de travail 


Les réunions sont presque devenues un incontournable lors des voyages d’entreprise. Une session de travail dans un environnement nouveau est toujours une bonne idée pour transmettre des messages forts et informer les participants. Pour ce faire, avec un groupe de 400 personnes, il va falloir être pragmatique ! Rien ne va pouvoir être laissé au hasard si vous souhaitez assurer le bon déroulement de votre session de travail. Vous pouvez commencer par cibler votre hôtel selon ses salles de réunions, leurs capacités et leurs équipements. Déterminer si vous avez plus besoin d’un amphithéâtre de 400 places au moins ou bien plusieurs salles de sous-commissions. N’oubliez pas de questionner les hôtes concernant ce qui est inclus dans le tarif et quels sont les moyens mis à disposition (wifi, prises, écran, vidéoprojecteur…). Vous pouvez également demander des photos en amont pour avoir une image plus nette des lieux. Il est possible aussi de se rendre sur place pour tester les équipements et faire une simulation de votre réunion afin que tout se passe comme sur des roulettes ! 


Optimiser les transports 


Les transports sont une partie importante de chaque voyage, surtout lorsque l’on prévoit de partir avec 400 personnes ! Pour que vos collaborateurs n’aient pas l’impression de passer plus de temps sur la route que sur place nous vous conseillons de choisir avec soin votre destination et de trouver le moyen de transport le plus efficient selon celle-ci (ne vous en faites pas, Prochaine Escale sera là pour vous aider !). Pensez aussi à prendre en compte individuellement chaque participant, même si l’organisation vous semble compliquée (là aussi Prochaine Escale se fera un plaisir de vous épauler). N’oubliez pas de noter la ville de résidence de chaque participant et tentez de faire des sous-groupes pour rassembler au maximum vos collaborateurs. Vous pourrez ensuite installer des navettes entre les villes afin que tout le monde rejoigne le lieu de villégiature rapidement afin d'optimiser au maximum le temps passé sur place.


Organiser des transferts


Si vous souhaitez organiser des transferts entre la gare/ l’aéroport et votre lieu de villégiature ou entre différentes activités pendant le séminaire, il va falloir redoubler d’ingéniosité ! Pour un groupe de 400 personnes, cette tâche n’est pas à prendre à la légère. Vous allez nécessairement devoir former des sous-groupes pour répartir la totalité de votre équipe dans plusieurs navettes. Pour ce faire, n’oubliez pas de noter les informations personnelles de chaque participant et leur affiliation à un certain groupe. Cela vous évitera d’en oublier un sur le chemin ! 



PS : Nous conseillons vivement de limiter au maximum les transferts pour un groupe de taille conséquente car ils pourraient s'avérer être une perte de temps. Choisissez plutôt votre lieu de villégiature en fonction des infrastructures, des espaces sur place, de sa proximité avec la ville et les transports en commun pour les éviter au mieux. 



Profiter de repas conviviaux 


Les repas sont synonymes de bonne ambiance et de moments de grande convivialité. Faire perpétuer cela, même avec un groupe de 400 personnes, c’est possible. Il suffit juste de se dire que le service à l’assiette ou à la carte est un peu trop compliqué pour un groupe de cette taille. À partir de là, pensez à proposer des buffets pour vos petit-déjeuners, déjeuners et dîners. Dans ce cas, pas de soucis d’attente, de service décalé et d’allergies alimentaires : tout le monde pourra manger ensemble, ce qui lui plaît, dans la joie et la bonne humeur ! 


Miser sur une superbe soirée d’entreprise


Le bouquet final, le clou du spectacle, la cerise sur le gâteau : autant d’expressions qui pourraient qualifier la soirée de votre entreprise lors de son séminaire. Ne passez pas à côté de ce moment car il est aussi important qu’agréable ! Réunir vos collègues en réunion, en activités, pendant des repas c’est bien mais les rassembler lors d’une grande soirée c’est encore mieux ! Et pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, pourquoi ne pas créer une soirée avec un fil rouge ? Un thème qui mettra tout le monde d’accord ? Soyez inventifs, créatifs et surprenants pour impressionner vos collaborateurs ! Car rien n’est trop beau pour ses équipes, pas vrai ? 


Avec notre aide et nos quelques conseils, vous allez pouvoir organiser sereinement votre prochain voyage d’entreprise sereinement ! 400 personnes se rendront en séminaire grâce à une organisation en béton qui ne montrera aucune faiblesse ! Préparez-les à être émerveillés et bluffés lors de cet événement dont ils se souvindront longtemps...


Un séminaire
en accord avec
votre culture
d'entreprise
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Nous partons de votre culture d’entreprise pour créer un voyage qui ne ressemble qu’à vous. Nous soignons chaque petit détail pour réunir vos talents autour de vos valeurs et de votre vision.

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