Carnet de voyages
Un peu de lecture

Organiser un séminaire pour 50 personnes

Par Emma

Vous organisez un séminaire pour vos 50 collaborateurs mais quelques questions persistent ? Il serait temps de lire notre to do list made in Prochaine Escale pour ne rien oublier. Entre réunions, transport, hébergement, transfert, activités et restauration : nous allons vous donner quelques astuces pour rendre ce voyage inoubliable.  



Choisir la destination idéale selon le mode de transport


Vous avez décidé d’emmener votre équipe en voyage, et vous avez bien fait ! La destination de votre séminaire est très importante et va devoir être source de plusieurs réflexions. Celle-ci va dépendre du nombre de jours et du budget alloué à l'événement mais n’oubliez pas que le nombre de personnes peut aussi l’influencer ! En effet, si votre groupe est relativement restreint, vous pouvez vous permettre une large palette de destinations dont quelques-unes qui n’auraient pas été possible avec plus de participants. Par exemple, avec 50 personnes il est plus aisé de partir loin ! Plus votre groupe est petit, moins vous aurez besoin de faire différents plans de vols et de répartir les participants dans plusieurs avions. Même chose pour la France : si un hébergement vous a tapé dans l’oeil et que vous pensez qu’il est fait pour vous, foncez ! Même s’il est peu accessible, il sera plus facile de mettre en place un système de navettes pour un groupe de petite taille. Celui-ci nécessitera moins de logistique. N’écartez aucune piste ! 



Trouver un hébergement à votre échelle 


Pour un groupe de 50 personnes il faut bien réfléchir à l’hébergement que vous souhaitez. En effet, votre lieu de villégiature va être décisif dans l’appréciation du séminaire pour les participants, il ne faut pas se louper ! Nous vous conseillons plutôt de privilégier les hôtels de charme et hôtels indépendants. Ceux-ci étant normalement un peu plus petits et plus proches de leurs visiteurs qui se sentent donc plus à l’aise. Evitez les gros resorts et autre gros complexes si vous souhaitez proposer un séminaire à 50 collaborateurs car le groupe risquerait d’être perdu dans la masse et de ne pas se sentir comme à la maison.

En plus, dans un petit hôtel, vous avez des chances de privatiser votre hébergement pour vos équipes (ce qui serait impossible dans un grand hôtel). Et oui, même pour 50 personnes vous pourrez bénéficier d’une privatisation complète de votre lieu de villégiature alors mieux vaut ne pas passer à côté. En général, ça plaît beaucoup !  


Demander l’avis des collaborateurs pour l’organisation


Organiser un voyage d’entreprise pour un petit groupe est aussi une très bonne occasion de faire participer tous vos collaborateurs. Avec l’aide d’une boîte à idées installée au bureau par exemple ou grâce à des questionnaires en ligne vous pourrez demander à chacun son avis.

Rendre votre séminaire participatif aidera les organisateurs à offrir un voyage personnalisé qui collera le plus possible aux envies et aux attentes de chacun. Vous pourrez par exemple leur demander leur avis sur la destination pour ne pas proposer un voyage dans un pays que la moitié de vos collaborateurs ont déjà visité. Vous pouvez aussi leur proposer le choix entre différents thèmes pour créer un séminaire avec un fil rouge qui plaira au plus grand nombre. Il est aussi intéressant de comprendre et prioriser leurs préférences : plutôt un hébergement luxueux et tout confort, des activités riches et originales ou bien des restaurants gastronomiques haut de gamme. À eux de voir ! Vous vous doutez bien que cette option n’est absolument pas envisageable pour un groupe de 500 personnes, alors autant en profiter ! 


Répertorier les informations à ne pas oublier


Lors de la préparation de votre séminaire, vous allez faire face à de nombreuses informations que vous devrez collecter, analyser et répertorier. Pas de panique, pour un groupe de 50 personnes ou moins, cette tâche ne devrait pas être un casse tête ! Pas besoin de logiciel spécialisé pour récupérer les informations importantes, seulement des questionnaires à envoyer à chaque collaborateur suffiront. Ensuite, il est tout à fait possible de les répertorier dans un document Excel. En bref, chaque participant a une ligne et vous devrez prévoir une colonne pour les allergies, une pour les dates de départ et d’arrivée (si vous avez plusieurs vols) et une ou deux pour les numéros d’identité. Ne vous en faites pas, Prochaine Escale sera toujours là pour vous aider à la conception de ce tableau et disponible pour vous faire penser à chaque détail ! 


Proposer des activités accessibles à tous


L’avantage lorsqu’on organise un voyage d’entreprise avec un petit groupe ? La panoplie d’activités à notre disposition. Il serait impossible lors d’un séminaire avec beaucoup de participants de faire des randonnées à vélo par exemple, la logistique serait vraiment trop compliquée. Mais lorsque vous cherchez à faire plaisir à vos 50 collaborateurs, c’est bien plus facile ! Comme nous le disions les randonnées sont possibles : en VTT, à pied, en canoë, à la mer, à la montagne ou en pleine campagne. Vous pouvez également penser à organiser des activités de team building comme des olympiades ou un grand challenge Koh Lanta. Si ces activités sont courantes dans les séminaires, elles demandent quand même une grosse organisation qui sera moins coûteuse et plus simple pour un petit groupe. Elles permettront à votre équipe de se rapprocher et de se souder car tout le monde pourra participer ensemble. Créer des liens et fédérer vos équipes n’aura jamais été aussi facile. 





Favoriser des activités nombreuses et diversifiées


Pendant votre séminaire, il ne faut surtout pas que les participants s’ennuient ! C’est pour cela qu’il vous faudra être inventif et favoriser des activités riches et variées afin de proposer un programme complet. Ne vous en faites pas, encore une fois, Prochaine Escale sera à votre service pour créer un planning original avec quelques unes de nos idées les plus folles. Ensuite, vous devrez savoir quel poste privilégier selon vos attentes et vos besoins : plutôt insister sur les réunions car vous avez des messages forts à transmettre et de grosses sessions de travail vous attendent ? Vous cherchez plutôt à mettre en avant la cohésion et souhaitez rassembler tout le monde, auquel cas il faudra privilégier les activités. À vous de voir ! 

Mais il ne faut pas oublier que pour un petit groupe, il est aussi possible de faire des transferts en bus ou à pied pour changer de lieu assez facilement. Si votre hôtel coup de coeur n’a pas de salle de réunion, il est possible de se réunir à un autre endroit. Si vous souhaitez diversifier les repas vous pourrez aussi dîner dans d’autres restaurants que celui de votre lieu de villégiature par exemple. De nombreuses possibilités s’offrent à vous ! 


Miser sur la restauration 


La restauration est l’un des 6 postes majeurs constituant votre séminaire. Si l'hébergement, les transports, les transferts, les réunions et les activités ont déjà été comptabilisées et qu’il vous reste encore un peu de budget, nous vous conseillons de miser sur la restauration. En effet, pour les petits groupes il est important de faire rêver vos collaborateurs à travers les repas. Ceux-ci représentent des moment forts de convivialité où tout le monde se réunit, ils ne doivent donc pas être négligés ! Nous considérons que proposer des buffets à volonté est plutôt réservé aux gros groupes car il faut contenter tous les goûts dans la mesure du possible. Mais si vous avez la charge d’un petit groupe et que les allergies et régimes alimentaires sont bien répertoriés, vous ne devriez pas avoir trop de mal à trouver des lieux et des menus qui plaisent à tout le monde. Dans ce cas, misez sur la qualité du service et des plats mais aussi le cadre et la situation géographique. Une soirée en rooftop ou dans un restaurant authentique plaira forcément et tapera dans l’oeil de tout le monde.


Prévoir une belle soirée pour se rassembler 


Prêts à laisser une trace indélébile de votre séminaire et à marquer les esprits de tous vos collaborateurs ? Alors ne passez pas à côté de l’organisation d’une soirée lors de votre voyage. Celle-ci est très importante car elle permet de souder encore plus les équipes et de passer du bon temps entre collègues loin, très loin du bureau. Les 50 participants vont pouvoir créer des liens et échanger de manière informelle. Ces temps en dehors de l’environnement quotidien sont précieux pour construire des relations durables qui pourront par la suite avoir un réel impact dans le cadre du travail et notamment sur la productivité. Place à la fête !


 

Ainsi, si votre groupe est relativement petit et qu’il compte plus ou moins 50 personnes, nous espérons avoir pu vous aider sur l’organisation de votre séminaire. Pour ne rien louper, pensez au fil rouge, à la logistique et à la bonne proportion de chaque activité. N’oubliez pas non plus de faire participer tout le monde et de bien choisir la destination ainsi que l’hébergement pour marquer les esprits...


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